Erstellung des Programmes zur Datenübernahme aus Bäckerei 2003 nach Bäckerei Prima! war – ganz besonders die Preise betreffend – äußerst kompliziert! Damit Sie wissen, welche Besonderheiten da im Spiel sind, gehe ich hier die einzelnen Phasen dieser Übernahme im Detail durch!
1) Export der Daten aus Bäckerei 2003
Als erstes müssen Sie die Daten mit der neuesten Version von Bäckerei 2003 in das Unterverzeichnis \EXPORT exportieren lassen. Sie finden den Programmpunkt zum Daten-Export im Hauptmenü-Punkt S-1 von Bäckerei 2003. Der Export kann einige Zeit dauern, denn es werden auch alle Lieferscheine aus der Lieferschein-Datei exportiert. Wenn Dateien in Bäckerei 2003 defekt sind, so können dabei Fehler auftreten! Sollten Sie diese Fehler nicht selbst beheben können oder wollen, so helfen wir Ihnen gerne!
2) Import der Daten nach Bäckerei Prima!
Wählen Sie den Programmpunkt dazu unter Datei .. Import von Daten .. Import der Daten aus Bäckerei 2003 und das folgende Fenster wird geöffnet:
Suchen Sie als erstes das Verzeichnis der aus Bäckerei 2003 exportierten bzw der zu importierenden Daten. Das Verzeichnis (und sein Inhalt) kann durchaus von einem anderen Computer auf diesen Computer kopiert worden sein. Das Programm Bäckerei 2003 selbst ist für den Import nicht mehr vonnöten. Der Import kann gleichermaßen mit der 32- oder 64-bit Version von Bäckerei Prima! erfolgen.
Als nächstes betrachten Sie das „Datum für die Preise“. Dieses Datum bestimmt die aktuellen Preise für die Übernahme. Sie können gerne auf Nummer sicher gehen und den 1. Jänner des laufenden Jahres wählen. Beachten Sie bitte, dass Preise für vorhergehende Lieferscheine bei Änderungen möglicherweise nicht korrekt ermittelt werden!
Als nächstes haben Sie die Wahl: „Grund- und Spezialpreisliste oder nur eine Preisliste“ erzeugen zu lassen. Das erste kennen Sie bereits, allerdings werden Grund- und Spezial-Preisliste in Bäckerei Prima! ab dem selben Datum gültig! Beim zweiten haben wir beim Export je Kunde eine Preisliste (mit gleicher Nummer wie der Kunde) erzeugen lassen, die die zum Export-Datum tagesaktuellen Preise aller Kunden für alle Artikel enthält. Jeder Kunde hat dann nur eine tagesaktuell richtige Grundpreisliste, die Spezialpreisliste bleibt aber leer! Wir empfehlen, den Punkt eins (Grund- UND Spezial-Preisliste) zu wählen.
Wenn Sie sich entschieden haben, können Sie auf die Schaltfläche [Jetzt importieren!] klicken und abwarten, bis die Übernahme der Daten aus Bäckerei 2003 erfolgt ist! Das kann, wie eben auch der Export aus Bäckerei 2003, durchaus einige Zeit benötigen. Wie lange, das kann ich Ihnen nicht sagen, es hängt sowohl vom Datenvolumen wie von der Leistungsfähigkeit des Computers ab.
Wenn die Übernahme der Daten erfolgt ist, so wartet einige Arbeit auf Sie:
* Wir haben uns zwar alle Mühe gegeben, die möglichen Probleme mit den übernommenen Preisen in den Griff zu bekommen, wir können aber keine 100%-ige Garantie dafür geben! Kontrollieren Sie daher bitte die übernommenen Adressen, Preise und Datums-Zuordnungen der Preislisten! Ein guter Anhaltspunkt für die Korrektur eventuell nicht oder falsch übernommener Preise ist das Übernahme-Protokoll, das Sie nach der Übernahme unbedingt drucken sollten!
Unternehmens-Stamm, Artikel-Datei, Kunden-Datei, Preislisten, Standard-Bestellungen (= „Dauerlieferscheine“), Lieferscheine, Fakturen-Journal
Der Unternehmens-Stamm
Die Übernahme der Daten aus dem Unternehmens-Stamm von Bäckerei 2003 nach Bäckerei Prima! erfolgt so:
Die Artikel-Datei
Die Übernahme der Daten aus der Artikel-Datei aus Bäckerei 2003 ergibt in Bäckerei Prima! die folgenden Daten:
Die Artikelnummern laufen nun von 1- 999999 und nicht mehr von 1-9999 wie in Bäckerei 2003. Das Löschen eines Kunden oder Artikels, falls der zB schon in einem Lieferschein verwendet wurde, ist nicht mehr möglich! Die sog. „Referentielle Integrität“ schützt Sie davor, dass zB in einer Preisliste der zur Nummer gehörende Artikel fehlt.
Ab sofort ungültige Artikel können nun einfach mit der CheckBox „Artikel inaktiv?“ aus den anwählbaren Artikeln entfernt werden. Weiters können nicht mehr verwendete Artikel mit einem eigenen kleinen Programm (siehe Schaltfläche auf einigen Tabellen rechts unten) in der Artikeldatei nach hinten verschoben werden. Aus Artikel 17 kann zB Artikel 4711 gemacht werden, alle Einträge dieses Artikels im Programm werden von 17 auf 4711 umgeschrieben!
Der bisherige Match-Code wird nun „Suchbegriff“ benannt und ist bis zu 30 Zeichen (Großbuchstaben + Ziffern) lang.
Die Artikel-Bezeichnung darf nun bis zu 100 Zeichen lang sein – im Unterschied zu den max. 23 Zeichen in Bäckerei 2003.
Der Netto-Wiederverkaufspreis, der Brutto-Ladenpreis und der Netto-Inventurpreis erhalten jeder eine eigene Preisliste, nämlich 10001, 10002 und 10003 und sind daher nur mehr zu Informationszwecken in der Artikeldatei auf der Registerkarte „Bäckerei 2003“ zu finden.
Die ComboBox „MwSt-Satz“ bietet nun bis zu 20 verschiedene MwSt-Sätze statt der bisherigen max. 7 MwSt-Sätze von Bäckerei 2003.
Bäckerei Prima! beinhaltet (vorerst noch) keine Kalkulation. Die Kalkulationsdaten bleiben nach der Übernahme in der Registerkarte „Bäckerei 2003“ des Artikel-Fensters sichtbar!
Das Erlöskonto fehlt und ist – zu Archivzwecken – nach der Übernahme in der Registerkarte „Bäckerei 2003“ des Artikel-Fensters zu finden. Für die Überleitung in die Finanzbuchhaltung und Übersichts-Tabellen über die Erlöse ist bei Bedarf der Zusatz „Erlösgruppen“ geplant, der mit Kunden- und Artikel-Erlösgruppen sowie Erlöskonten ausgestattet ist und damit zB die nach Erlösgruppen strukturierten Netto-Erlöse einer Filale darstellen kann.
Gruppen: die Artikel-Gruppe (1-33) wird aus Bäckerei 2003 übernommen. In Bäckerei Prima! stehen Ihnen nun max 9999 Artikel-Gruppen zur Verfügung! Neu für Anwender von Bäckerei 2003 sind die Preislisten-Gruppe und Backzettel-Gruppe. Letztere sind in den Artikeldaten optional, das heißt, wenn ein Artikel nicht in den gedruckten Preislisten aufscheinen soll, dann wählen Sie für diesen Artikel einfach keine Preislisten-Gruppe! Das gleiche gilt für die Backzettel-Gruppe – ein Artikel ohne Backzettel-Gruppe wird im Backzettel nicht aufscheinen!
Der Lieferant (Match-Code für die Handelsartikel) aus Bäckerei 2003 entfällt und ist nur mehr – zu Archivzwecken – nach der Übernahme in der Registerkarte „Bäckerei 2003“ des Artikel-Fensters zu finden.
Das Expedit wird in Bäckerei Prima! nicht mehr verwendet und und ist nur mehr – zu Archivzwecken – nach der Übernahme in der Registerkarte „Bäckerei 2003“ des Artikel-Fensters zu finden.
Die 3 Teige samt Teigdivisor und Teigeinlage für die Erstellung der Teigliste (zum Backzettel) werden in eine Tabelle am Fenster der Artikel übernommen. Nun sind beliebig viele Teige je Artikel verwendbar, die Begrenzung auf drei ist damit gefallen!
Die Rezeptnummer wird mangels Kalkulation in Bäckerei Prima! nicht mehr verwendet und ist – zu Archivzwecken – nach der Übernahme in der Registerkarte „Bäckerei 2003“ des Artikel-Fensters zu finden.
Die ARA-Werte „ARA-Rezept“ und „ARA-Faktor“ werden nicht verwendet, es gibt in Bäckerei Prima! keine ARA-Abrechnung mehr und ist – zu Archivzwecken – nach der Übernahme in der Registerkarte „Bäckerei 2003“ des Artikel-Fensters zu finden.
Die EU-Statistik PROCOM in seiner speziellen Ausprägung OEPRODCOM bleibt erhalten und wird aus Bäckerei 2003 übernommen.
Die generelle Endrabatt-Sperre für einen Artikel wird bei der Daten-Übernahme aus der Artikeldatei in die Preislisten übernommen! Einen solchen Eintrag in der Artikeldatei gibt es in Bäckerei Prima! nicht mehr, er ist aber – zu Archivzwecken – nach der Übernahme in der Registerkarte „Bäckerei 2003“ des Artikel-Fensters zu finden. Achtung! Künftig müssen Sie die CheckBox „Endrabatt-Sperre“ beim Artikel in der zutreffenden Preislisten-Zeile anklicken!
Das Produkt-Gewicht (in Gramm) wird aus Bäckerei 2003 übernommen. Zusätzlich gibt es in Bäckerei Prima! neu das „Retouren-Gewicht“, um die Retourenkontrolle per Waage zu ermöglichen.
Die EAN 8 / 13 wird aus Bäckerei 2003 1:1 übernommen und steht für Zwecke des EDI – zB über exite – zur Verfügung.
Die 4 Fremdartikelnummern werden aus Bäckerei 2003 ebenso 1:1 übernommen.
Die Werte aus der Filialinventur von Bäckerei 2003 werden überhaupt nicht übernommen. Inventur und Warenbewegungen werden von PrimaPOS, unserem Kassenprogramm, abgedeckt. Um Ihnen doch eine kleine Hilfe zur Waren-Inventur zu geben, bietet Bäckerei Prima! den Druck einer Inventurliste und die Erfassung einer Inventur-Menge sowie Darstellung / Druck der Inventur mittels einer Inventur-Tabelle.
Fakturen-Artikel werden von Bäckerei Prima! wie in Bäckerei 2003 angeboten und sind nach der Übernahme in der Fakturen-Artikel-Datei zu finden. Zusätzlich gibt es im Unternehmens-Stamm die Möglichkeit, bis zu 20 verschiedene Fakturen-Artikel-Systeme mit Namen zu versehen. Bäckerei 2003 hatte nur 9 solche Systeme.
Artikel-Stücklisten (in Bäckerei 2003 heißen sie „Artikel-Sortiment„) werden 1:1 übernommen und stehen Ihnen wie bisher für den Backzettel und andere Listen zur Verfügung.
Die HOGAST-Artikelgruppe wird aus Bäckerei 2003 übernommen und steht Ihnen für Zwecke des EDI mit HOGAST auch in Bäckerei Prima! zur Verfügung.
Die Warengruppe (für die Kasse/n) wird aus Bäckerei 2003 übernommen und steht für die Datenübertragung zB in unser Kassenprogramm PrimaPOS zur Verfügung. Info: für die Warengruppen stehen in Bäckerei 2003 die Nummern 1 – 33 zur Verfügung, in Bäckerei Prima! jedoch 1 – 999999.
Die Artikel-Klasse ist neu, muss gewartet werden und steht für die Datenübertragung zB in unser Kassenprogramm PrimaPOS zur Verfügung.
Die CheckBox „Artikel teilbar?“ ist neu, muss für die Anbindung eines Kassensystems gewartet werden und wird in unsere Kassen-Software PrimaPOS übertragen.
Die Einstellung der Combo-Box „Kasseneigenschaft“ (gesperrt, offen, programmiert, offen + programmiert“) wird aus Bäckerei 2003 übernommen und steht für die Datenübertragung zB in unsere Kassen-Software PrimaPOS zur Verfügung.
Die CheckBox „Bestellmengen dieses Artikels auf dem Backzettel?“ ist neu und steuert die Inklusion des Artikels am Backzettel.
Die CheckBox „Bestellmengen dieses Artikels auf der Teigliste“ ist neu und steuert die Inklusion des Artikels auf der Teigliste.
Die CheckBox „Umsätze dieses Artikels in den Statistiken?“ ist neu und steuert die Inklusion des Artikels in den Statistiken.
Die Einstellung der CheckBox „Eishaus-Produkt“ wird aus Bäckerei 2003 übernommen und steht damit in Bäckerei Prima! zur Verfügung.
Die Einstellung der CheckBox „BIO-Produkt“ wird aus Bäckerei 2003 übernommen und steht damit in Bäckerei Prima! zur Verfügung.
Die RadioBox „Zukauf / Eigenprodukt“ ist neu und wird für statistische Zwecke verwendet.
Die vier Umrechnungs-Schlüssel für Hofer / Aldi werden nicht aus Bäckerei 2003 nach Bäckerei Prima! übernommen!
Die Allergene werden aus Bäckerei 2003 nach Bäckerei Prima! übernommen und stehen Ihnen für Listen etc. zur Verfügung.
Die Registerkarte „30x Auswahlen“ ist neu! Diese Auswahlen entsprechen in etwa den „Kunden-Sortimenten“ (1-1-7) aus Bäckerei 2003! Diese Kunden-Sortimente wurden in Bäckerei 2003 bisher nur für EDI (Exite, HOGAST, Falkensteier Hotels etc) verwendet.
Mit-Übernahme mit der Artikel-Datei: zusammen mit dem Unternehmens-Stamm und der Artikel-Datei wurden die Dateien für die MwSt-Sätze, die Artikel-Gruppen, die Preislisten-Gruppen, die Backzettel-Gruppen, die Warengruppen, die Teige (kommen aus dem Unternehmens-Stamm von Bäckerei 2003) und die Stücklisten-Datei übernommen.
Die Kunden-Datei
Die Übernahme der Daten aus der Kunden-Datei von Bäckerei 2003 ergeben sich in Bäckerei Prima! die folgenden Datenfelder:
Die Kunden-Nummern laufen nun von 1 – 999999 und nicht mehr ’nur‘ von 1-9999 wie in Bäckerei 2003. Das Löschen eines Kunden, falls der zB schon in einem Lieferschein, einer Rechnung etc. verwendet wurde, ist nicht mehr möglich! Die sog. „Referentielle Integrität“ schützt Sie davor, dass zB in einem Lieferschein die zur Kunden-Nummer gehörende Adresse fehlt.
Ab sofort können ungültige Kunden nun einfach mit der CheckBox Status Kundensatz! auf inaktiv gestellt werden und damit aus den anwählbaren Kunden in der Lieferschein-Erfassung entfernt werden (siehe auch die Registerkarten „20 Telefonlisten“ und „Lieferscheine“ im Unternehmens-Stamm). Inaktive Kunden werden in den meisten Kunden-Tabellen zartrot hinterlegt, um auf ihren Status hinzuweisen. Weiters können nicht mehr verwendete Kunden mit einem eigenen kleinen Programm (siehe auf der Kunden-Tabelle rechts unten) in der Kundendatei „nach hinten“ oder an beliebige Stelle verschoben werden. Aus Kunde 28 kann zB Kunde 3412 gemacht werden, alle Einträge dieses Kunden im ganzen Programm (zB Lieferscheine, Fakturenjournal etc.) werden dann von 28 auf 3412 umgeschrieben!
Der bisherige „Match-Code“ (10 Zeichen) aus Bäckerei 2003 wird nun „Suchbegriff„ benannt und ist nun bis zu 30 Zeichen (Großbuchstaben + Ziffern) lang. Der Suchbegriff MUSS einmalig sein, bei der Übernahme wird die Kundennummer zum Suchbegriff hinzugefügt, um diese Einmaligkeit zu erreichen. Wir bitten Sie, die bisher weit verbreitete Unsitte, die Suchbegriffe gleich zu halten (zB 10 x SPAR) aufzugeben und für jeden Kunden einen aussagekräftigen Suchbegriff zu verwenden!
Die Adreßdaten wurden großzügig erweitert! Es stehen Ihnen in Bäckerei Prima! nun 4 Adreßzeilen zu je 50 Zeichen zur Verfügung, zusätzlich werden Postleitzahl + Ort aus einer Datei gewählt, damit entfällt das nervige Eintragen der immer selben Kombination Ort+Postleitzahl in vielen Kundendatensätzen. Als Zusatz ist da auch noch eine Zeile für das „Land“ (bei Auslandskunden) verfügbar. Bei der Datenübernahme gibt es verständlicherweise Schwierigkeiten, weil in Bäckerei 2003 die Adresse auf 4×27 Zeichen gedrängt werden musste und Postleitzahl + Ort nicht immer dort stehen, wo sie vom Übernahme-Programm (4. Zeile) erwartet werden. Nach der Übernahme sind die Adressen durchzusehen und die durch die Übernahme enstandenen Fehler zu korrigieren! Danke!
Die Kunden-Gruppen werden 1:1 mit den Nummern 1 – 33 aus Bäckerei 2003 übernommen! In Bäckerei Prima! stehen nun die Nummern 1 – 9999 für die Kunden-Gruppen zur Verfügung!
Die Combo-Box zur Auswahl des Fakturen-Kunden. Bäckerei Prima! gibt Ihnen ebenso wie Bäckerei 2003 die Möglichkeit, mehrere Lieferschein-Kunden auf einer Rechnung zusammenzufassen. In Bäckerei 2003 wurden die Mengen der selben Artikel aller Kunden in einer einzelnen Rechnungszeile zusammengefasst. Nun steht Ihnen zusätzlich die Möglichkeit zur Verfügung, die Sammelrechnungen auch nach den Artikeln jedes Lieferschein-Kunden segmentiert mit Zwischensumme + Endrabatt jedes Lieferschein-Kunden darzustellen!
Die Konto-Nummer aus der Finanzbuchhaltung. Zur Erleichterung der Verbuchung der Rechnungen ist es möglich, die Konto-Nummer auf die Rechnung aufdrucken zu lassen. Sie kann hier eingetragen werden. Die Übernahme aus Bäckerei 2003 übernimmt die Konto-Nummer, falls dort vorhanden.
Neu ist die e-Mail-Adresse des Kunden. Falls Sie wünschen, dass Rechnungen, Lieferscheine, Aufstellungen etc von Bäckerei Prima! automatisch an Ihre Kunden versandt werden, so müssen Sie hier die e-Mail-Adresse des Kunden eintragen!
Die Telefon-Nummer wird aus Bäckerei 2003 1:1 übernommen!
Neu ist der Name der wichtigsten Kontakt-Person beim Kunden. Dieser Name kann auch für den automatischen Versand von Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine etc.) verwendet werden.
Die UID-Nummer (zB ATU…) wird – falls vorhanden – 1:1 aus Bäckerei 2003 übernommen.
Registerkarte „1 – Rechnungen“ des Kunden-Fensters.
Das Standard-Rechnungs-Design für den Kunden wird vom Übernahme-Programm automatsch definiert und bei allen Kunden eingesetzt. Falls Sie ein anderes Design wünschen, dann können Sie in [Formulare]…2-Rechnungs-Formular weitere Designs selbst entwerfen und hier den jeweiligen Kunden zuweisen!
Der Rechnungs-Typ wird aus Bäckerei 2003 übernommen und hier eingesetzt. Die verfügbaren Rechnungs-Typen von Bäckerei Prima! lauten nun wie folgt:
0 – Keine Sammel(ab)rechnungen, nur Sofort(ab)rechnungen
1 – Verdichtete Sammel-(Ab)-Rechnungen
2 – Sammel(ab)rechnung mit allen Lieferscheinen einzeln
3 – Sammel(ab)rechnung mit Aufstellung 7 Tage
4 – Sammel(ab)rechnung mit Aufstellung 11 Tage
5 – Sammel(ab)rechnung mit Aufstellung 16 Tage
6 – Sammel(ab)rechnung nur Lieferscheine mit Wert
7 – SPAR-Sammelrechnung (OCR)
Die Rechnungs-Typen 1-5 können mit der Radio-Box „LS-Kunden gemeinsam / getrennt“ auf „Alle Kunden gemeinsam“ oder „Zeilenblock mit Summe je LS-Kunde“ umgeschaltet werden. Was Ihnen richtig erscheint, das sollten Sie selbst entscheiden! Die Übernahme stellt alle Sammelrechnungen auf „LS-Kunden gemeinsam„!
Die verfügbaren Rechnungs-Kopien sind:
0 – kein Sammel(ab)rechnungsdruck
1 – 1x Rechnungs-PDF
2 – 1x PDF + 1x Papier-Rechnung
3 – 1x PDF + 1x Original + 1x Kopie
4 – 1x PDF + 1x Original + 2x Kopien
5 – 1x PDF + 1x Original + 3x Kopien
werden bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 standardmässig auf „3 – 1xPDF + 1x Original + 1x Kopie“ gestellt!
Mengenspalten auf der Rechnung ist eine RadioBox, wo Sie je Kunde auf „LieferMenge + RetourMenge“ oder auf „VerrechnungsMenge“ einstellen können. Die Übernahme aus Bäckerei 2003 setzt bei jedem Kunden automatisch auf „LieferMenge + RetourMenge“, wenn Sie das anders wollen, können Sie das nach der Übernahme ändern.
Andruck der Spalten für „MwSt + RetourenBegrenzung + EndRabattSperre + Null-PreisOK + RetourenSperre + Aktion„. Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 werden die Spalten MwSt, EndrabattSperre und Aktion automatisch gesetzt, andere Spalten stehen zur Wahl, Sie können selbstverständlich auch die automatisch gesetzten Spalten nach der Übernahme wegklicken.
Die Art der Artikel-Bezeichnung wird bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 auf „1-Normale Artikel-Bezeichnung“ gesetzt. Es stehen Ihnen nach der Übernahme die Varianten „2-Strikt einzeilige Artikelbezeichnung“ oder „3-Suchbegriff“ zur Verfügung!
Werbetext auf die Rechnungen diese Kunden. Es wird bei der Übernahme einer der definierten 18 Werbetexte aus dem Unternehmens-Stamm von Bäckerei 2003 in RTF-Format umgewandelt und übernommen. Bäckerei Prima! erlaubt es Ihnen bis zu 9999 „Belegtexte“ im RTF-Format für Lieferscheine und Rechnungen festzulegen und dann aufdrucken zu lassen.
Die Fakturenperiode wird 1:1 aus Bäckerei 2003 übernommen, ebenso wie schon bei der Übernahme des Unternehmens-Stammes alle Fakturen-Perioden in die Fakturen-Perioden-Datei übernommen wurden. Der Kundentyp (und bei Bedarf seine Nummer)
1 – Filiale
2 – Fahrer
3 – Eishaus
3 – Anfangsbestand (Inventur)
4 – Endbestand (Inventur)
5 – Verderb (Ausbuchung)
6 – IST-Umsätze (Kassa)
7 – Eishaus-Stand für Backzettel
8 – Produktionsaufzeichnung
9 – andere…
Die Übernahme erfolgt 1:1 aus Bäckerei 2003 und entspricht exakt diesen Angaben. Neu hinzugekommen ist 9-Produktionsaufzeichnung …
Die CheckBox „Versende Rechnung per e-Mail“ bleibt bei der Übernahme immer leer, Sie müssen nach der Übernahme selbst entscheiden, wem Sie die Rechnungen per e-Mail zusenden wollen.
Die Zahlungs-Kondition wurde aus Bäckerei 2003 ebenso wie die dazugehörige Datei 1:1 übernommen.
Die Daten der drei „eigenen Bankverbindungen“ wurde aus Bäckerei 2003 1:1 in den Unternehmes-Stamm von Bäckerei Prima! übernommen und eine davon kann hier mittels ComboBox ausgewählt werden.
Der Retouren-Ausweis auf den Sammelrechnungen wurde 1:1 aus Bäckerei 2003 übernommen. Dort heißt der Punkt „Ret% aus SaRe?“ und tut das gleiche.
Neu ist die CheckBox „Zeilenrabatt-Spalte auf die Rechnungen dieses Kunden drucken?“. Diese Spalte wird in Bäckerei 2003 IMMER auf alle Rechnungen gedruckt, auch wenn der Kunde keine Zeilenrabatte hat. Mit dieser CheckBox können Sie diese Spalte nicht drucken, um mehr Platz dem Rechnungsblatt zu haben und den Kunden nicht unnötig auf die Möglichkeit eines Zeilenrabattes hinzuweisen. Zur Beachtung: wenn diese Spalte vom Andruck ausgenommen wird und der Kunde dennoch einen Zeilenrabatt hat, so wird der Zeilenrabatt zwar nicht angedruckt, aber berechnet!
Registerkarte „2 – Lieferscheine“ des Kunden-Fensters.
Das Lieferschein-Design. Bei der Daten-Übernahme werden 6 Standard-Lieferschein-Designs in die LS-Design-Datei DEF_LS eingefügt und den Kunden nach den unten gezeigten Regeln zugewiesen. Sie können gerne neue Lieferschein-Designs entwerfen bzw die vorhandenen Designs ändern und den Kunden zuweisen!
Der Lieferschein-Typ wird aus Bäckerei 2003 übernommen und hier eingesetzt. Die verfügbaren Lieferschein-Typen von Bäckerei Prima! lauten nun wie folgt:
0 – kein Lieferschein-Druck!
1 – Lieferschein mit Mengen
2 – Lieferschein mit Mengen + Preis
3 – Lieferschein ausgerechnet
4 – Lieferschein = Rechnung
5 – LS mit Strichcode + Mengen (REWE)
—— die Übernahme der Druckformen der Lieferscheine aus Bäckerei 2003 erfolgt so: ———–
0: Kein Lieferscheindruck ⇒ 0 – kein Lieferschein-Druck
1: LS-Druck ohne Preise ⇒ 1 – Lieferschein mit Mengen
2: LS-Druck mit Verkaufspreis ⇒ 2 – Lieferschein mit Mengen + Preisen aus dem Lieferschein
3: LS-Druck mit Ladenpreis ⇒ 3 – Lieferschein mit Mengen + Preisen aus einer Preisliste
4: LS-Druck ausgerechnet ⇒ 4 – Lieferschein ausgerechnet
5: LS-Druck Sortiment 1/2Sp. ⇒ 2 – Lieferschein mit Mengen (das Sortiment kann ja in der Std-Bestellung untergebracht werden!)
6: LS-Druck => Klebe-Etiketten ⇒ 2 – Lieferschein mit Mengen (kein LS-Etikettendruck mehr!)
7: LS-Druck ausgerechnet netto ⇒ 4 – Lieferschein ausgerechnet
8: LS-Druck = Kassa-Rechnung ⇒ 5 – Lieferschein = Rechnung (keine Unterscheidung zw. Kassa- und Zielrechnung mehr!)
9: LS-Druck Ziel-Rechnung ⇒ 5 – Lieferschein = Rechnung (keine Unterscheidung zw. Kassa- und Zielrechnung mehr!)
10: LS-Druck Spezial LS1+LS2 ⇒ 1 – Lieferschein mit Mengen (Kein LS-Druck mit 2 Liefermengen mehr)
11: REWE-Lieferschein ⇒ 6 – LS mit Strichcode + Mengen (REWE)
Merke: bei der Datenübernahme wird nicht nur der LS-Typ sondern auch das passende LS-Design im Papierformat A4 gewählt. Sie müssen diese LS-Designs um Ihre eigenen Daten (Kopf-Text, Kopf-Bild etc) ergänzen!
Lieferschein-Kopien beim Druck:
0 – Kein Lieferschein-Druck
1 – 1 x PDF / kein Papier-LS
2 – 1 x PDF + 1 LS-Original
3 – 1 x PDF + 1 LS-Original + 1 Kopie
4 – 1 x PDF + 1 LS-Original + 2 Kopien
5 – 1 x PDF + 1 LS-Original + 3 Kopien
Da es in Bäckerei 2003 keine Möglichkeit, die Anzahl der LS-Kopien zu bestimmen gibt, wird diese ComboBox standardmässig mit „2 – 1xPDF, 1 LS-Original“ gesetzt, falls es einen Lieferschein-Druck gibt. Sie können diesen Wert selbstverständlich nach Bedarf ändern.
Die Mengen-Spalten am Lieferschein
Die Liefermenge vorne: Sie können in Bäckerei Prima! die Liefermenge wahlweise vorne als erste Spalte andrucken lassen oder erst nach der Artikelnummer und der Artikelbezeichnung. Ist die Liefermenge leer, so wird wahlweise statt 0.00 ein durchgehender Unterstrich oder Pünktchen angedruckt, was Sie im Formulardesign der Lieferscheine auf der zweiten Registerkarte wählen können. Dieser Punkt wird aus Bäckerei 2003 für alle Kunden übernommen, falls gesetzt.
GTIN (EAN8/13) Strichcode andrucken. Strichcode-Höhe und -Breite sind im Standard-Leferschein-Design definiert. Ein Strichcode wurde in Bäckerei 2003 auf einen Lieferschein nur dann gedruckt, wenn der LS-Druck beim Kunden als #11 – REWE Lieferschein definiert wurde. Bei der Übernahme wird dient das als Kriterium, diesen Punkt in der CheckBox zu setzen.
Die Korrekturmenge: Optional. Die “Korrekturmenge” ist die von der Liefermenge abweichende ±Menge. Also, der Kunde/Fahrer stellt zB fest, dass zu wenige Stück mitgenommen wurden oder der Kunde wünscht eine höhere Stückzahl. Das wird in dieser Spalte händisch eingetragen oder als Lieferschein mit der Korrekturmenge später ausgedruckt. Für den Zweck der händischen Eintragung gibt es auch die LS-Spalte “+/- Ret”, die weiter unten besprochen wird. Dieser Punkt wird bei der Übernahme für alle Kunden nur dann gesetzt, wenn im Unternehmens-Stamm 1-1-1 Seite #1 von Bäckerei 2003 der Wert „Korrekturmengen auf LS“ gleich J gesetzt ist.
Die Retourmenge: Optional. Die “Retourmenge” ist die vom Kunden retournierte Menge. Für den Zweck der händischen Eintragung gibt es auch die LS-Spalte “+/- Ret”, die weiter unten besprochen wird. In Bäckerei 2003 wird die Retourmengen-Spalte immer angedruckt und daher bei der Übernahme auch immer gesetzt.
Die Verrechnungsmenge: Optional nur für ausgerechnete Lieferscheine und Lieferscheine=Rechnung. Der Kunde tut sich da bei der Kontrolle einfacher. Wird nur dann gesetzt, wenn in Bäckerei 2003 die Lieferschein-Druckformen auf 4, 8 oder 9 gesetzt wurden.
Die Spalte “+/- Ret”: Diese Spalte dient für den händischen Eintrag von Mehr- oder Mindermengen oder Retouren, deshalb wird sie immer mit Pünktchen oder Unterstrich gedruckt. Die textliche Gestaltung der Überschrift kann im Unternehmens-Stamm in der Registerkarte “Überschriften” vorgenommen werden. Die Übername erfolgt für alle Kunden, wenn das Kennzeichen „Spalte „+/- Ret“ auf LS?“ im Unternehmens-Stamm / Seite 1 von Bäckerei 2003 gesetzt war.
Die Spalte Zeilenrabatt wird nur dann übernommen, falls der Kunde in Bäckerei 2003 (1-1-4) als Lieferschein-Druckform Lieferscheine mit Preisen, ausgerechnete Lieferscheine oder Lieferscheine=Rechnung erhält. Ansonsten können Sie den Andruck der Druckspalte „Zeilenrabatt%“ für jeden Kunden selbst steuern. Merke: auch ein nicht angedruckter Zeilenrabatt wird mitgerechnet!!
Werbetext auf den Lieferscheinen dieses Kunden. Die 18 Werbetexte wurden aus dem Unternehmens-Stamm von Bäckerei 2003 (Seiten 5 + 6) übernommen und als RTF-Texte hier zugeordnet. Werbetexte werden grundsätzlich am letzten Blatt einer Rechnung oder eines Lieferscheines angedruckt. Die Werbetexte sind in der Datei-Verwaltung der Belegtexte zu finden. RTF-Texte bieten die Möglichkeit, Texte in beliebiger Schriftgröße, Farbe und Attributen bestimmen. Die Texte aus der Übernahme von Bäckerei 2003 sind schlicht schwarz, 11 Punkt groß und auf Mitte gesetzt.
Die Art des Andrucks der Artikel-Bezeichnung auf dem LS wird bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 standardmäßig auf „Normale Artikel-Bezeichnung“ (1) gesetzt. Sie selbst können das nach der Übernahme ändern auf „Strikt einzeilige Artikel-Bezeichnung“ (2) oder „Suchbegriff“ (3).
Gesamtgewicht unter den Mengen-Spalten. Sie können wählen, ob ein Gesamtgewicht unter den Mengen-Spalten Liefer-Menge, Korrektur-Menge oder Retour-Menge angedruckt werden soll. Diese Möglichkeit ist im Kundendatensatz von Bäckerei 2003 (1-1-4/V) nur für die Liefermenge enthalten und wird entsprechend gesetzt. Es steht Ihnen selbstverständlich frei, diese Möglichkeit künftig beim Lieferschein-Druck weiter zu verwenden. Ein Gesmtgewicht für die Verrechnungs-Menge gibt es im Augenblick nicht.
Retourenspalte ohne Überschrift? Dieses Kennzeichen wird nur in Bäckerei Plus! verwendet und wird daher bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 nicht gesetzt!
Der Andruck der Spalten für die Konditionen auf dem Lieferschein. Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 werden nur die Spalten für den Mehrwertsteuer-Code (M: 01-20) und die Endrabatt-Sperre (S) gesetzt. Es steht Ihnen selbstverständlich frei, auch andere Spalten beim Kunden andrucken zu lassen!
Versende Lieferscheine per e-Mail? Diese CheckBox bleibt bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 unbeachtet. Sie müssen die Daten für den e-Mail-Versand im Unternehmens-Stamm noch definieren und die zugehörigen e-Mail-Texte erfassen.
Fremd-Preisliste für Lieferscheine mit Preisen. In Bäckerei 2003 (1-1-4 / B) konnten Sie festlegen, welche Preise auf die Lieferscheine mit Preisen gedruckt werden sollten. ZB wenn Lieferscheine an die Filiale gedruckt werden, sollten die Ladenpreise darauf zu sehen sein und nicht die Verrechnungspreise. Das funktioniert natürlich bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 mit 2 Preislisten, NICHT aber bei der Übernahme mit einer Preisliste als Resultat!
Führe lange LS-Nummern? Mit dieser CheckBox wird gesteuert, ob für diesen Kunden lange Lieferschein-Nummern geführt werden sollen oder nicht. Im Kundendatensatz von Bäckerei 2003 (1-1-4 / N) gibt es die Möglichkeit, auch zentrale Lieferschein-Nummern zu führen, diese Möglichkeit gibt es in Bäckerei Prima! nicht mehr! Bei der Übernahme wird diese CheckBox also gesetzt, wenn der Schalter in Bäckerei 2003 einem anderen Buchstaben als N steht.
Retouren-Ausweis auf alle Lieferscheine? Der Retouren-Ausweis zeigt dem Kunden (und natürlich auch Ihnen selbst!), welchen Prozentsatz der Lieferung es an Retouren gegeben hat. Es werden der Lieferwert, der Retourenwert und die daraus errechneten Retouren-Prozente angedruckt. Auch auf den Sofort- oder Sammel-Rechnungen kann ein Retourenausweis angedruckt werden. Sie können so leicht ausrechnen, ob Ihre Kalkulation den jeweiligen Retouren-Prozentsatz zulässt oder überschreitet! Diesen Schalter gibt es in Bäckerei 2003 nicht, bei der Übernahme bleibt er also immer auf Null!
Registerkarte „3 – Zulässige Artikel“
Auswahl der zulässigen Artikel an Wochentagen (Mo – Sa) Eine ComboBox. Die Artikel-Datensätze in Bäckerei Prima! beinhalten 30 Auswahlen, die durch CheckBoxen repräsentiert werden und deren Name im Unternehmens-Stamm definiert wird. Ein Klick auf eine dieser CheckBoxen fügt den Artikel einer der 30 Auswahlen hinzu. Hier wird jene Artikel-Auswahl gewählt, die dem Wochentags-Sortiment aus Bäckerei 2003 (1-1-4 / N) entspricht. Wenn keine Auswahl gewählt wurde, so sind alle Artikel in der Lieferschein-Erfassung an Wochentagen wählbar.
Auswahl der zulässigen Artikel an Sonntagen und Feiertagen Eine ComboBox. Die Artikel-Datensätze in Bäckerei Prima! beinhalten 30 Auswahlen, die durch CheckBoxen repräsentiert werden und deren Name im Unternehmens-Stamm definiert wird. Ein Klick auf eine dieser CheckBoxen fügt den Artikel einer der 30 Auswahlen hinzu. Hier wird jene Artikel-Auswahl gewählt, die dem Sonn-und-Feiertag-Sortiment aus Bäckerei 2003 (1-1-4 / N) entspricht. Wenn keine Auswahl gewählt wurde, so sind alle Artikel in der Lieferschein-Erfassung an Sonn- und Feiertagen wählbar.
CheckBox Nullpreis-Artikel in der LS-Erfassung = ungültig (wie Bäckerei Plus!). Sie können gültige und ungültige Artikel für die Lieferschein-Erfassung einfach bestimmen. Wenn ein Artikel in den Preislisten des gewählten Kunden den Preis NULL hat und das Kennzeichen Nullpreis=OK nicht gesetzt ist, so ist der Artikel für diesen Kunden ungültig und kann nicht erfasst werden. Beachten Sie bitte auch, dass im Unternehmens-Stamm / Registerkarte „13 – Steuerung des Verhaltens der Preislisten“ es möglich ist automatisch artikel anlegen zu lassen. Bei allen diesen Artikeln ist der Preis = 0,00 und das Kennzeichen Nullpreis=OK NICHT gesetzt. Der Artikel ist somit in der Lieferschein-Erfassung ungültig!
Sortierung der Artikel am Lieferschein. Abweichend von Bäckerei 2003 werden die Artikel am Bildschirm der Lieferschein-Erfassung immer in einer festgelegten Sortierfolge gehalten, es wird also nach jeder Eingabe sortiert. Die Sortierfolge ist je Kunde im Kundendatensatz wählbar. 0-Sortierung nach Bäckerei Prima!-Artikelnummern, 1-Sortierung nach Artikelsortierung1, 2-Sortierung nach Artikelsortierung2, 3-Sortierung nach Eingabeabfolge.
Standard-Bestellungen einspeichern? („Standard-Bestellung“ = „Dauerlieferschein“ aus Bäckerei 2003) Wichtig: die Lieferscheine 1 – 6 der Standardbestellungen sind den entsprechenden Lieferschein-Nummern 1 – 6 der Lieferschein-Datei fest zugeordnet!
Einerseits gibt es hier sechs CheckBoxen, eine je Lieferschein-Nummer. Sie können damit das Einspeichern eines der sechs Lieferscheine der Standard-Bestellung festlegen oder verhindern. Was bedeutet, dass Sie mehrere Standard-Bestellungen für verschiedene Saisonen gespeichert halten können und diese aktivieren / deaktivieren können!
Zweitens gibt es je Standard-Bestellung eine ComboBox, die es Ihnen ermöglicht, festzulegen was zu tun ist, wenn beim Einspielen der Standard-Bestellung im entsprechenden Lieferschein schon Zeilen verspeichert sind. Sie haben die Wahl: 1-Wenn schon Zeilen da sind, dann kein Verspeichern der Standard-Bestellung, 2-Lieferschein-Zeilen löschen und die Standard-Bestellung einspeichern, 3-Die Standard-Bestellungen zu den vorhanden LS-Zeilen hinzufügen.
Auswahl des Fremdartikelnummern-Systems für diesen Kunden. Sie können wählen: 0-Das Standardnummern-System von Bäckerei Prima!, 1-Das Fremdartikelnummern-System 1, 2-Das Fremdartikelnummern-System 2, 3-Das Fremdartikelnummern-System 3, 4-Das Fremdartikelnummern-System 4, 5-Die beim Artikel verspeicherten GTI-Nummern (EAN8/13). Anmerkung: um die Fremdartikelnummern-Systeme 1,2,3 und 4 zu verwenden, müssen Sie diese zuerst im Unternehmens-Stamm, in der Registerkarte „Artikel“ mit Name, max. Länge und Ausrichtung definieren und bei den einzelnen Artikeln eingegeben haben. Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 werden die Artikelnummern aller Fremdartikelnummern-Systeme nach Bäckerei Prima! 1:1 übernommen. Neu ist, dass Name, Länge und Ausrichtung der Fremdartikelnummern 1 – 4 im Unternehmens-Stamm definiert werden müssen.
Registerkarte „4 – Preise“
Preise sind ….
1 – netto (ohne MwSt.)
2 – brutto (inkl. MwSt.)
3 – spezial (brutto)
4 – ohne MwSt. Inland
5 – ohne MwSt. Export EU
6 – ohne MwSt. Export Nicht-EU
Diese Preis-Definition entspricht im großen und ganzen jener in Bäckerei 2003, wo aber eine genauere Aufschlüsselung von Preisen ohne Mehrwertsteuer nicht erfolgt. Dies wird hier nachgeholt. Sollten Sie Kunden ohne Mehrwertsteuer-Verrechnung beliefern, bitten wir Sie, diesen Punkt bei solchen Kunden zu überprüfen! Info: Bei der Übernahme nach Bäckerei Prima! werden die Preise ALLER Kunden aus Bäckerei 2003 „ohne Mehrwertsteuer und ARA“ auf „5 – Preise ohne MwSt, Export in ein EU-Land“ gestellt.
Nachkommastellen …
In Bäckerei 2003/Euro wurden die Nachkommastellen aller Preise, auch jene in den Rechnungen, fix auf 3 Nachkommastellen gestellt. In Bäckerei Plus! wurde die Zahl der Nachkommastellen der jeweiligen Preisliste zugeordnet. Hier, in Bäckerei Prima!, wird die Zahl der Nachkommastellen der Preise im Kundenstamm definiert! Standard sind 3 Nachkommastellen, einstellbar sind auch 2 und keine Nachkommastellen. Keine Nachkommastellen für Länder, die so etwas nicht kennen. Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 werden alle Preise auf den Standard-Wert von 3 Nachkommastellen gestellt.
Endrabatt% …
Der eventuelle Endrabatt eines Kunden wird in Bäckerei Prima! wie in Bäckerei 2003 mit max. 2 Nachkommastellen definiert. Die Übernahme von Bäckerei 2003 nach Bäckerei Prima! erfolgt also 1:1.
Retouren-Begrenzung …
Auch die Retouren-Begrenzung kann 1:1 von Bäckerei 2003 nach Bäckerei Prima! übernommen werden. Das „J“ wird zu einem Häkchen in der CheckBox und der Retouren-Begrenzungs-Przentsatz wird 1:1 übernommen.
Bankname (Kunde) und IBAN (Kunde) …
Im Kundenstamm von Bäckerei 2003 (1-1-4 / B) befindet sich die Bankverbindung des Kunden und wird hierher 1:1 aus Bäckerei 2003 übernommen!
In einer Tabelle werden die aktuellen Preislisten-Zuordnungen des Kunden und das zugehörige Ab-Datum gezeigt.
Registerkarte „5 – Auswertungen“
Teils sehen Sie hier die aus Bäckerei Plus! bekannten Eingaben, die Sie nach einer Übernahme aus Bäckerei 2003 entsprechend anpassen können / müssen, teils gibt es bekannte Eingaben aus Bäckerei 2003.
Bestellungen am Backzettel …
Wenn diese CheckBox gesetzt ist, so werden die Liefer-Mengen aus den Lieferscheinen an diesen Kunden in den Backzettel eingerechnet. Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 wird diese CheckBox standardmäßig gesetzt!
Bestellungen auf Teigliste …
Wenn diese Checkbox gesetzt ist, so werden die Liefer-Mengen aus den Lieferscheinen an diesen Kunden in die Teigliste einberechnet. Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 wird diese CheckBox standardmäßig gesetzt!
Umsätze in den Statistiken …
Wenn diese CheckBox gesetzt ist, so werden die Mengen (Liefer-, Korrektur- und Retour-Mengen) aus den Lieferscheinen dieses Kunden in alle Statistiken mit einberechnet. Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 wird diese CheckBox standardmäßig gesetzt!
Kasse: Barzahler-Kennzeichen …
Diese CheckBox wird bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 standardmäßig nicht gesetzt! Bei der Erstellung von Lieferscheinen wird dieses Kennzeichen in den Lieferschein übernommen und ermöglicht nach Eintrag des erhaltenen Zahlbetrags a) die Erstellung einer Liste und b) die automatische Übernahme in das Kassensystem PrimaPos, um die erhaltenen Bar-Beträge „zeitnah“ per Erzeugung eines Bons in das Kassensystem übernehmen zu können.
Mahnsperre …
Bäckerei Prima! erstellt – als neuer Zusatz zur Zahlungs-Erfassung – bei Bedarf auch Mahnungen. Mit gesetzter CheckBox werden an diesen Kunden keine Mahnungen erstellt. Diese Mahnungen können auch per e-Mail an den Kunden verschickt werden!
SPAR: ILN Rechnungs-Empfänger …
Falls dies ein SPAR-Kunde ist , was bei der Übernahme durch den Text „SPAR“ in der Adresse identifiziert wird, so wird die bbn aus 1-1-4 / B in dieses Feld übernommen.
SPAR: ILN Waren-Empfänger …
Falls dies ein SPAR-Kunde ist , was bei der Übernahme durch den Text „SPAR“ in der Adresse identifiziert wird, so wird die bbs aus 1-1-4 / B in dieses Feld übernommen.
EDIFACT BBN …
Falls dies KEIN SPAR-Kunde ist , was bei der Übernahme durch den Text „SPAR“ in der Adresse identifiziert würde, so wird die bbn aus 1-1-4 / B in dieses Feld übernommen.
EDIFACT BBS …
Falls dies KEIN SPAR-Kunde ist , was bei der Übernahme durch den Text „SPAR“ in der Adresse identifiziert würde, so wird die bbs aus 1-1-4 / B in dieses Feld übernommen.
Freie Sortierfolgen 1 + 2 …
Diese Datenfelder bleiben leer, da Bäckerei 2003 nur eine individuelle Artikelsortierung und keine Kundensortierung kennt. Sie können bei Bedarf hier eigene Sortierfolgen eintragen.
Geografische Länge + Geografische Breite …
Diese beiden Datenfelder stehen für eine künftige Touren-Optimierung bzw Darstellung der Tour auf einer Karte und eventuell die Lokalisierung des Fahrzeugs per GPS zur Verfügung. Bei der Übernahem bleiben diese beiden Felder natürlich leer.
Kunde mit Verwiegung …
Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 bleibt diese CheckBox nicht gesetzt, da es aktuell nur eine Version von Bäckerei Plus! gibt, die die italienische Verwiegung der Liefermengen unterstützt. Sollte es Bäckereien geben, die dieses Feature benötigen, so werden wir die Verwiegung per Bäckerei Prima! ermöglichen!
Registerkarte „6 – Anmerkungen“
Bäckerei 2003 hat keine Möglichkeit, Anmerkungen zum Kunden zu speichern, daher wird auch nichts übernommen und dieses Text-Feld bleibt leer!
Registerkarte „7 – Rechnungs-Adresse“
Alle Felder auf dieser Registerkarte werden bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 nicht gesetzt. Wir haben uns entschlossen, dieses recht praktische Feature aus Bäckerei Plus! nach Bäckerei Prima! zu übernehmen. Wenn Rechnungen an einen einzelnen Kunden mit einer von der Liefer-Adresse abweichenden Rechnungs-Adresse erstellt werden sollen, so kann diese Rechnungs-Adresse auf die Rechnung gedruckt werden. Wenn für mehrere Kunden gemeinsam eine Sammelrechnung erstellt werden soll, so ist die Methode aus Bäckerei 2003 anzuwenden: Die Lieferschein-Kunden werden – wie in Bäckerei 2003 – gemeinsam mit den Konditionen des Fakturen-Kunden fakturiert.
Registerkarte „8 – Fremdwährungs-Ausweis und Bonus“
Bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 werden hier aus 1-1-4/B die Kurzbezeichnung und der Umrechnungsfaktor nach Bäckerei Prima! übernommen. Falls die Fremdwährung dort „ATS“ oder „öS“ oder „oeS“ lautet, so werden diese beiden Daten nicht übernommen! Das ist dann ein Überbleibsel aus alten Zeiten! Auch die 5 Bonusrabatte und 5 Bonusgrenzwerte aus 1-1-4/V werden aus Bäckerei 2003 hierher übernommen!
Registerkarte „M – e-Mail-Versand“
Diese Datenfelder bleiben bei der Übernahme aus Bäckerei 2003 leer! Um sie nutzen zu können, müssen die Texte zuerst als „Versand-Texte“ verspeichert werden!
Registerkarte „L – Logistik“
Hier wird eine Tabelle mit den im Tourenplan verspeicherten Anfahrten dieses Kunden gezeigt. Die Übernahme aus den Kunden-Daten von Bäckerei 2003 erfolgt getrennt und ist zu überprüfen.Registerkarte „S – Lieferstopps“Auch hier wird eine Tabelle mit den verspeicherten Lieferstopps dieses Kunden gezeigt. Anmerkung: Bäckerei 2003 hat nur die Möglichkeit, einen Lieferstopp je Kunde zu verspeichern.
Registerkarte „30x Auswahlen“
Diese Registerkarte bleibt leer, weil es in Bäckerei 2003 keine vergleichbare Möglichkeit der Gruppierung von Kunden gibt.Registerkarte „20x Telefonlisten“Die CheckBox für Telefonliste #1 wird bei jenen Kunden gesetzt, die in Bäckerei 2003 den Schalter „Telefonliste = J“ gesetzt haben.
Registerkarte „Bäckerei 2003“
In dieser Registerkarte werden die in Bäckerei Prima! nicht oder nicht in dieser Form verwendeten Daten aus Bäckerei 2003 gesetzt.
Die Preislisten
Das System der Preisbildung in Bäckerei Prima! ist jenem in Bäckerei 2003 ähnlich, aber keineswegs identisch! Die Unterschiede sind teilweise sehr groß! Bedingt durch diese Unterschiede ist – trotz großer Bemühung unsererseits – eine 100%-ige Übernahme nicht garantiert!
Bäckerei Prima! besitzt max. 999999 Preislisten in der Preislisten-Datei, Bäckerei 2003 hingegen nur max. 9999 Preislisten. In beiden Programmen kann jede Preisliste beliebig als Grundpreisliste oder als Spezialpreisliste verwendet werden!
1. UNTERSCHIED: In Bäckerei Prima! haben Grund- und Spezialpreisliste ein gemeinsames Ab-Datum!
2. UNTERSCHIED: In den Preislisten selbst gibt es in Bäckerei Prima! kein Von/Ab-Datum + kein Bis-Datum mehr, natürlich auch nicht den Preis, Rabatt etc dazwischen, das vereinfacht die Preisbildung und sorgt für bessere Übersichtlichkeit!
3. UNTERSCHIED: Die Aktionsdatei von Bäckerei Prima! weicht fundamental von jener in Bäckerei 2003 ab, denn eine Aktion wird nun einem Kunden + Artikel zugeteilt, nicht mehr der Kundengruppe + einem Artikel, was schwierig umzusetzen war und daher kaum verwendet wurde. Achtung! Es erfolgt daher keine Übernahme der Aktionsdatei von Bäckerei 2003 nach Bäckerei Prima! Sollten Sie die Aktionsdatei in Bäckerei 2003 überhaupt verwendet haben, so müssen Sie die vermutlich nicht allzu vielen Einträge in Bäckerei Prima! neu eintragen!
4. UNTERSCHIED: Die drei Preislisten aus der Artikeldatei (Nettopreis, Brutto-Ladenpreis und Inventurpreis) von Bäckerei 2003 wurden in Bäckerei Prima! komplett aufgelassen. Es hat keinen Sinn, Preislisten in unterschiedlichen Dateien (in der Artikel-Datei und in der Preislisten-Datei) unterzubringen – das war ein Überbleibsel aus den Vorgänger-Programmen von Bäckerei 2003. Bei der Datenübernahme werden diese drei Preislisten als die Preislisten 10001, 10002 und 10003 in der Preislisten-Datei verspeichert und im Preislisten-Kopf entsprechend benannt. Daher werden Sie in der Preislisten-Zuordnung die Preisliste Null nicht mehr finden, es steht dort – ja nachdem ob der Kunde eine Netto- oder Brutto-Rechner ist – nun 10001 oder 10002.
Die Attribute der Artikel in den Preislisten und natürlich auch die gleichen Attribute in der Aktions-Datei wurden in Bäckerei Prima! deutlich erweitert!
⇒ ein Aktions-Kennzeichen. Man kann in allen Preislisten und natürlich auch in der Aktions-Datei durch Anklicken einer CheckBox einen Artikel als „Aktionsartikel“ kennzeichnen. Auf den Rechnungen und Lieferscheinen erscheint dann, so man das will, in einer Spalte dieser Artikelzeile ein A, das darauf hinweist. Aktions-Artikel werden auf Sammelrechnungen nicht mit den Normal-Artikeln vermischt, sondern in getrennten Zeilen ausgewiesen!
⇒ die Endrabatt-Sperre. Wie auch in Bäckerei 2003 werden so markierte Artikel bei Erstellung der Rechnung von der Berechnung des Endrabattes ausgenommen. Auch der Umstand, dass ein Artikel der Endrabatt-Sperre unterliegt, kann in einer Spalte der rechnung ausgewiesen werden.
⇒ die Retourenbegrenzung. Unterschied: die Retourenbegrenzung beruhte in Bäckerei 2003 auf den Einträgen in einem sogenannten „Kunden-Sortiment“ (1-1-7). In Bäckerei Prima! kann man jene Artikel, die in die Berechnung in der Retourenbegrenzung einbezogen werden sollen, in der Preisliste durch Anklicken einer CheckBox bestimmen. Wenn die Sammelrechnungen an einen Kunden mit Berechnung der Retourenbegrenzung ausgestellt werden sollen, so ist das – wie in Bäckerei 2003 auch – im Kundendatensatz samt prozentualer Höhe der Retourenbegrenzung zu vermerken.
⇒ Nullpreis = OK. In Bäckerei 2003 muss man in der Lieferschein-Erfassung einen Artikel ohne Preis umständlich ausweisen. Dies wird durch das Attribut „Nullpreis = OK“ verhindert, der Artikel wird vom Programm ohne Aufenthalt akzeptiert. Statistikartikel wie „Kisten“ oder Werbegeschenke können auf diese Weise auf dem Lieferschein einfach vermerkt werden.
⇒ Retourensperre. Bäckerei Prima! ermöglicht es Ihnen nun, gewisse Zeilen auf Lieferscheinen und Rechnungen von der Retouren-Berechnung auszunehmen! Dazu wird die CheckBox „Retourensperre“ beim gewünschten Artikel in der jeweiligen Preisliste angeklickt. Bei der Erstellung der Rechnungen werden eventuell in der Artikelzeile eingetragene Retourmengen ignoriert und nicht in die Berechnung mit einbezogen!
In Bäckerei 2003 wird jedem Kunden im Kundendatensatz seine Grundpreisliste und eine Spezialpreisliste zugeordnet. Damit Preislisten im Vorhinein auch vorbereitet werden konnten, gab es dazu auch eine Neue Grundpreisliste und eine Neue Spezialpreisliste, jeder war ein getrenntes Datum zugeordnet, ab dem diese beiden „Neuen“ Preislisten automatisch gültig werden konnten. In Bäckerei Prima! sollen in zeitlicher Abfolge beliebig viele Preislisten zugeordnet werden können. Bäckerei Prima! bietet daher eine Preislisten-Zuordnungs-Datei, in der Sie festlegen können, ab wann die im Datensatz dieser Datei festgelegte Grundpreisliste und Spezialpreisliste gemeinsam und automatisch gültig werden sollen. Sie sehen, der Unterschied ist einerseits, dass nur ein Datum die beiden Preislisten gleichzeitig aktiviert und andererseits, dass nun beliebig viele solcher Preislisten-Zuordnungen vergeben werden können.
Dauer-Lieferscheine (Standard-Bestellungen)
Auch bei der Übernahme der Dauer-Lieferscheine, die in Bäckerei Prima! gemäß der nun üblichen Nomenklatur Standard-Bestellungen heißen, gibt es große Probleme bei der Übernahme nach Bäckerei 2003! Bäckerei Prima! hält die Standard-Bestellungen nun in einer übersichtlichen Tabelle samt Summierung. Diese Tabelle zeigt je Wochentag (1-7) max. 6 Spalten – für die Lieferscheine 1 – 6, also insgesamt 42 Spalten, von denen Sie die nicht benötigten Spalten unsichtbar machen können. Sie können die Tabelle auf einen Artikel oder einen Kunden oder einen oder mehrere Liefertage bzw auf einen oder mehrere Lieferscheine reduzieren. Und Sie können mit einem Klick die Mengen in den Spalten oder in den Zeilen addieren lassen.
Achtung! Bei der Übernahme der Dauerlieferscheine sind zwangsläufig Fehler zu erwarten!
* Wir können nur die Lieferschein-Nummern 1 – 6 aus der Dauerlieferschein-Datei übernehmen! Alle Dauerlieferscheine mit den Lieferschein-Nummern 7 – 99 fallen daher ganz weg! (Vermutlich ein sehr seltener Fall)
* Alle Lieferungen für die Wochentage 8 + 9 fallen weg. Wir haben in Bäckerei Prima! nur die Wochentage 1 – 7 zur Verfügung! (vermutlich ein eher seltener Fall)
* Die Mengen aus den Erfassungsgruppen 2 – 9 werden ignoriert. Bäckerei Prima! hat keine Erfassungsgruppen! (eher selten)
* Die Mengen aus den Anfahrten 2 und 3 fallen komplett weg. Sie können die Anfahrten natürlich gerne als Lieferschein-Nummern (zB Lieferscheine #2 und #3) verstehen und müssen die diesbezüglichen Mengen händisch nachtragen. Das Konzept der Anfahrten wurde in Bäckerei 2003 auch nicht sehr verfolgt.
Nicht übernommene Dauerlieferschein-Zeilen und der Grund dafür werden im Übernahme-Protokoll festgehalten, damit Sie keine unnötige Suche veranstalten müssen!! Doppelte Mengen (gleicher Tag, gleiche LS-Nummer) werden nicht aufaddiert, Sie erhalten aber eine Info-Zeile am Übernahme-Protokoll!
Um Ihnen eine Möglichkeit zur Kontrolle zu geben, haben wir alle Dauer-Lieferschein-Zeilen auch nach Bäckerei Prima! in die Info-Datei DLS_2003 übernommen und Sie können diese in einer Tabelle sortieren, selektieren und ansehen.
ABSCHLUSS: Sie sollten das Übernahme-Protokoll und die übernommenen Standard-Bestellungen genau ansehen und kontrollieren, damit hinkünftig alles richtig funktioniert!