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Zur Beachtung / wichtig! Der Gesetzgeber fordert, dass die Rechnungsnummernfolge durchgängig ist, keine Lücken und keine doppelten Rechnungsnummern aufweist. Die Buchhaltung eines Unternehmens, dessen Rechnungsnummernfolge nicht durchgängig ist (das heißt: es fehlen Rechnungsnummern oder es gibt doppelte Rechnungsnummern!), kann verworfen und das betreffende Unternehmen einer Schätzung zum Zwecke der Besteuerung unterworfen werden!
Bäckerei Prima! bietet ein Prüfprogramm, das es erlaubt, fehlende Rechnungsnummern innerhalb eines Rechnungsnummernkreises aufzufinden! Zusätzlich gibt es die einschaltbare Funktion, dass bei Vergabe einer Rechnungsnummer innerhalb eines Monats des jeweiligen Geschäftsjahres nach Lücken gesucht wird und diese automatisch ausgefüllt werden.
Bäckerei Prima! bietet Ihnen EINEN Rechnungsnummernkreis!
Beachten SIe bitte, dass Barzahlungen mit Bon in der Ladenkasse einzutragen sind. Diesen Bon können Sie der Rechnung anheften.
Das interne Format der Rechnungsnummern in Bäckerei Prima! ist fest vorgegeben! Es ist ein elfstelliger Text, der mit einem „R“ für Rechnung oder einem „G“ für Gutschrift beginnt, dann mit dem 4-stelligen Geschäftsjahr fortgesetzt wird und dann 6, links mit mit Nullen aufgefüllte Stellen für die Rechnungsnummer besitzt. „R2023000567“ oder „G2324001458“ usw. Dies ist die eigentliche, interne Rechnungsnummer in Bäckerei Prima! (Das Geschäftsjahr wird mit „von/bis Jahr“ eingetragen, wobei nur die beiden letzten Ziffern des Jahres angeführt werden. „2324“ bedeutet das Geschäftsjahr 2023/2024. Der Tag & Monat, an dem das neue Geschäftsjahr beginnt, steht im Unternehmens-Stamm! Ist das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr gleich, so steht die gleiche Jahreszahl zweimal da, also „2023“ => Kalenderjahr 2023 = Geschäftsjahr 2023. „Rumpfjahre“ beginnen mit dem im Unternehmens-Stamm einzutragenden Datum und enden einen Tag vor dem nächsten Beginn eines vollen Geschäftsjahres)
– Die letzte Rechnungsnummer wird im Unternehmens-Stamm gezeigt. Nur Administratoren haben Zutritt zum Unternehmens-Stamm!
Es herrschen in Bäckerei Prima! die folgenden Prinzipien für die Vergabe der Rechnungsnummern:
1 – Achtung! Es können in Bäckerei Prima! keine doppelten Rechnungsnummern vergeben werden! Es ist in Bäckerei Prima! (ebenso wie schon in Bäckerei Plus!) absolut unmöglich, doppelte Rechnungsnummern zu führen, wie es leider in Bäckerei 2003 bei Manipulationen mit den Rechnungsnummern oder der Rücksetzung von Rechnungsnummern ohne Löschung der alten Rechnungen leider noch möglich war. Falls Bäckerei Prima! feststellt, dass eine Rechnungsnummer schon einmal vergeben ist, so sucht das Programm automatisch nach der nächsten freien Rechnungsnummer! Bäckerei Prima! sucht standardmäßig im ‚Vorwärtsgang‘ nach der nächsten freien Rechnungsnummer!
2 – Im Kundendatensatz wird bei der Anlage jedes Kunden bestimmt, ob er steuerlich relevante „Rechnungen“ erhalten wird. Bestimmte „Kunden“ in der Kundendatei sind nämlich gar keine und erhalten daher auch keine richtigen Rechnungen: zB eigene Fahrer, eigene Filialen, eigene Eishäuser, „Hilfskunden“ für Inventur-Anfangs- und Endbestände usw. Diese würden eine Rechnung ja auch nicht bezahlen bzw die „Mehrwertsteuer“ solcher Rechnungen wäre auch nicht abzuführen. Alle solchen Kunden erhalten „Abrechnungen“ ohne eine Rechnungsnummer und finden sich daher auch nicht im Fakturenjournal!
3 – die eigentlichen Rechnungsnummern laufen von 1 bis 999999, sind also maximal 6-stellig! Die übrigen 6 Zeichen der Rechnungsnummern sind zB das Geschäftsjahr, damit nach einer Rücksetzung der Rechnungsnummern am Beginn des neuen Geschäftsjahres die Rechnungsnummern innerhalb der Geschäftsjahre nicht doppelt vergeben werden können.
4 – Die Bezeichnung der „Rechnungen“ lautet oben am Rechnungs-Formular immer „Rechnung„, wird aber je nach Endbetrag erst unten bei der Endsumme als „Rechnung“ oder „Gutschrift“ ausgewiesen. Warum? Wir können beim Druck des Rechnungskopfes noch nicht wissen, ob diese Rechnung weiter unten eine positive oder negative Endsumme erhalten wird. Das erste Zeichen der Rechnungsnummer besagt, ob es sich um eine Rechnung „R“ oder eine Gutschrift „G“ handelt, was auf die Rechnungsnummer selbst keinen Einfluss hat.
5 – Mit der Rechnung wird – wie gezeigt – im Fakturenjournal auch das Geschäftsjahr mit abgespeichert. Dies zu mehreren Zwecken, konkret vor allem, um dem Programm die korrekte automatische Zurücksetzung der Rechnungsnummern (siehe checkbox im U-Stamm: Rechnungsnummern am Geschäftsjahresbeginn zurückstellen?) zu emöglichen. Mit der Angabe für Monat + Tag des Geschäftsjahres können Sie Bäckerei Prima! sagen, wann das jeweils neue Geschäftsjahr beginnen wird. Wenn Sie als Beginn den jeweils 1.1. (01/01) angeben, dann wird das behandelt, als wenn Sie Geschäftsjahr = Kalenderjahr hätten. Ein Rumpfjahr beginnt mit einem einzugebenden Datum und endet am Tag vor dem Beginn des nächsten Geschäftsjahres. Geschäftsjahre werden in Bäckerei Prima! in der Rechnungsnummer wie folgt gekennzeichnet: Ein Geschäftsjahr, das die Jahresgrenzen überschreitet, hat beide Kalenderjahre in der Kennzeichnung. Auch ein eventuelles Rumpfjahr zeigt das, es sei denn, das neue Geschäftsjahr ist dann gleichlautend mit dem Kalenderjahr. Beginnt Ihr Geschäftsjahr am 1. März und die befinden Sie sich im Geschäftsjahr 2023 / 2024, so lautet die programm-interne Kennzeichnung in der Rechnungsnummer (Stellen 3 – 6) 2324. Ist das Geschäftsjahr = Kalenderjahr, so lautet das Geschäftsjahr 2024: 2024.
Zur Beachtung! Diese Konstruktion wurde erstens zu Ihrer Bequemlichkeit erfunden, damit zB die erste im neuen Geschäftsjahr (lt. Rechnungsdatum) erstellte Rechnung, die festgelegte erste Rechnungsnummer erhält. Zweitens: stellen Sie sich vor, Sie haben bereits einige Rechnungen im neuen Jahr erstellt, müssen aber noch ein paar Kunden aus dem Vorjahr abrechnen. Bäckerei Prima! erkennt laut Rechnungsdatum, dass diese Rechnungen in das Vorjahr gehören und hängt diese Rechnungen automatisch an die Rechnungsnummernfolge des Vorjahres an!
6 – Es werden zurückliegende ‚Löcher‘ in der Rechnungsnummernfolge für das laufende Monat nur dann automatisch ‚gestopft‘, wenn Sie im Unternehmens-Stamm die check-box „Rückwärtssuche im laufenden Monat“ angeklickt haben. Man beachte, dass Bäckerei Prima! nur maximal im laufenden Monat nach ‚Löchern‘ suchen kann und wird (wegen der USt-Voranmeldung!). Benutzen Sie dazu das Prüf-Programm ‚Prüfung des Fakturenjournals‘. Solche Löcher sollten gleich nach Entstehen auf einem Zettel schriftlich erklärt werden und mit Stempel, Datum und Unterschrift im Ausgangsrechnungsordner abgelegt werden! Fragen Sie bitte Ihren Steuerberater, wie Sie das tun können und wie Sie sich absichern können!
Es wird dringendst davon abgeraten, Rechnungs-Datensätze einfach aus dem Fakturenjournal zu löschen!! Der korrekte Weg, falsch erstellte Rechnungen (zB falsch eingegebene von/bis Daten bei der Erstellung von Sammelrechnungen, vergessene bzw noch nicht eingegebene Lieferscheine, Papierstau im Drucker …) ist es, diese Rechnungen
* im Fakturenjournal zu stornieren, den Beleg durchzustreichen, mit einem großen „Storno!“ zu markieren und mit im Ausgangsrechnungsordner abzuheften. Der Kunde darf diese Rechnung noch nicht erhalten haben. Entweder vom Kunden einsammeln, eine neue Rechnung oder eine Gutschrift in gleicher Höhe schreiben.
* wegen zB Papierstau, fehlender Druckertinte etc. nicht ausgedruckte Rechnungen können durch Aufruf der entsprechenden PDF-Dokumente und deren Nachdruck nochmals gedruckt werden.
* Erstellte, aber fehlerhafte Rechnungen, die schon an den Kunden weitergegeben wurden, können mit einer Gutschrift über den gleichen Betrag anulliert werden. Dazu darf die falsche Rechnung natürlich nicht storniert werden!
7 – Duplikate stehen zur Verfügung! Es ist zu beachten, dass Bäckerei Comfort! alle Rechnungen in der Fakturenjournal-Datei FAKTJOURNAL dauerhaft verspeichert. Alle Rechnungen werden weiters im PDF-Format zur Archivierung bzw zum späteren Ausdruck (Kopie) unter ihrer vollständigen Rechnungsnummer abgelegt. Beim Löschen von Rechnungen (zB Aufbewahrungsfrist abgelaufen) aus dem Fakturenjournal können Sie wahlweise auch die zugehörigen PDF-Dokumente löschen lassen.
8 – Mehrplatzsysteme. Wenn mehrere Stationen im Netzwerk gleichzeitig Rechnungen erstellen, so wird die Erstellung von Rechnungen gleichen Typs (Sammelrechnung / Sofortrechnung + LS=Rechnung) für den jeweiligen Kunden und Zeitraum auf allen anderen Stationen gesperrt! Da nach der Rechnungserstellung alle Lieferscheine des jeweiligen Kunden mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum versehen sind, kann eine doppelte Rechnungserstellung dann ohnehin nicht mehr erfolgen. Kurz vor der Erstellung der Rechnung holt Bäckerei Prima! die letzte vergebene Rechnungsnummer aus dem Fakturenjournal, es wird die Rechnungsnummer +1 gerechnet, es wird zur Sicherheit nochmals nachgesehen, ob die Fakturenjournal-Datei bereits einen Eintrag für diese Nummer besitzt, falls ja, wird nach der nächsten freien Nummer gesucht, das Fakturenjournmal wird bis zum Ende der jeweiligen Rechnungserstellung gesperrt, dann wird die vergebene Rechnungsnummer abgelegt und das Fakturenjournal wird wieder freigegeben. Damit ist klar, dass alle anderen Stationen so lange warten müssen, bis die Erstellung einer Rechnung auf der jeweils anderen erledigt ist. Bevor Sie die Stirn runzeln: hier wird nicht von den Druckzeiten für die Rechnungen gesprochen, sondern nur von der Erstellungszeit im Speicher, die vermutlich höchstens ein bis zwei Sekunden beträgt.
Info: in Bäckerei 2003 wurden die vorhandenen 2 Rechnungsnummernkreise fest mit ‚Zielrechnungen‘ und ‚Kassarechnungen‘ bezeichnet. (es sollte heute keine „Kassa-Rechnungen“ mehr geben!)