Aufbau der Lieferscheine von Bäckerei Prima! und Muster-Lieferscheine
Zurück zur Seite „Details“, der Lieferschein-Kopf,die Lieferschein-Zeilen, die Fremdartikelnummern, das Gewicht, der Retouren-Ausweis, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingung, Zahlbetrag nach Skonto-Abzug, der Fremdwährungsausweis , die MUSTER-Lieferscheine
Sie als Anwender können die Lieferscheine von Bäckerei Prima! selbst gestalten und einen Test-Lieferschein sofort ansehen und / oder drucken! Wenn Sie die Bedienung des Fensters „Formular für ein Lieferschein-Design“ lernen, verstehen und anwenden wollen, dann
Sie können sowohl die Papiergröße, das Format (Hoch- oder Querformat) und alle Details eines Lieferscheines festlegen. Jedem Kunde wird im Kunden-Datensatz ein Lieferschein-Design zugeordnet, seine Lieferscheine werden also bei jeder Lieferung gleich aussehen, was bedeutet, dass nicht jeder Kunde gleich aussehende Lieferscheine wie andere Kunden erhalten muss! Bei einem Druckdurchgang druckt Bäckerei Prima! alle Lieferscheine des gleichen Papier-Formates innerhalb der gewählten Papierformat-Parameter gemeinsam aus und ignoriert die Lieferscheine aller anderen Papier-Formate. Wichtiger Grundsatz in Bäckerei Prima! (ganz wie auch in Bäckerei Plus!): das Papierformat entspricht immer dem für den Druck gewählten Druckertreiber! Der Druckertreiber von Windows enthält neben einigen anderen Dingen auch eine klare Festlegung auf das Papierformat des eingelegten Papiers.
Grob gesprochen erzeugt Bäckerei Prima! vier verschiedene Arten von Lieferscheinen: Lieferscheine mit Mengen, Lieferscheine mit Mengen und Preisen, ausgerechnete Lieferscheine und Lieferscheine = Rechnung. Welche Art von Lieferschein ein Kunde erhält, das legen Sie als Anwender beim Anlegen der Kunden im jeweiligen Kunden-Datensatz fest bzw bei der Übernahme der Daten aus Bäckerei 2003 oder Bäckerei Plus! werden diese Einstellungen automatisch übernommen.
Der Lieferschein-Kopf: abweichend von dem in Bäckerei Plus! gewählten Ansatz besteht in Bäckerei Prima! der Kopf jedes Lieferscheines aus einigen Komponenten, deren Platzierung Sie am Papier frei festlegen können. Bild und Text am LS-Kopf. Sowohl ein Bild (Grafik in .jpg oder .png-Format) wie auch ein Textfeld (Rich Text Format mit freier Festlegung von Schriftart, Schriftgröße, Schriftattributen und Farbe) können frei im LS-Kopf platziert werden. Die Größe und Platzierung beider Komponenten legen Sie im Lieferschein-Design selbst fest. Sie müssen keine der beiden Komponenten verwenden, wenn Sie vorgedrucktes Papier (zB Endlospapier) verwenden, so können Bild und Text wegfallen, wenn Sie nur einen Text oder nur ein Bild drucken wollen, so ist das natürlich auch möglich! Tour + Ordnungsnummer. Bäckerei Prima! hat im Lieferschein die Anzeige bzw Korrekturmöglichkeit der Tour und der Ordnungsnummer, ja sogar eine geplante Anfahrtszeit von/bis Uhrzeit. Die Tour-Nummer kann mit einer textlichen Kurzbezeichnung der Tour ergänzt werden, auf Wunsch kann auch die Anfahrtszeit von/bis Uhrzeit angedruckt werden. Sie bestimmen, wohin am Lieferschein diese Information in welcher Größe und Farbe gedruckt werden soll! Auf dem Muster-Líeferschein links wurden diese Informationen ganz oben rechts am Blattrand in dunkelrot angedruckt. Dann kommt die Seiten-Nummer, der Ausstellungsort und das Lieferschein-Datum. Auch für diesen Teil des Lieferscheines sind Position, Schriftgröße, Schriftfarbe etc exakt festlegbar. Beachten Sie bitte, dass Ausstellungsort und Datum wesentliche Bestandteile eines Lieferscheines sind! Als nächstes ist die Kunden-Adresse zu sehen. Position von oben, Schriftgröße, Schriftfarbe usw sind exakt festlegbar. Dann ist die Kunden-Nummer und die Konto-Nummer zu sehen. Beides muss auf einem Lieferschein nicht angedruckt werden, ist also bewußt ein- oder abschaltbar, sind aber im Falle, dass man einen Lieferschein schnell auffinden will oder dass der Lieferschein auch eine Rechnung ist, durchaus wichtig. Darunter ist die Lieferscheinnummer zu sehen. Einerseits gibt es in Bäckerei Prima! eine ‚technische Lieferschein-Nummer‘, die immer angedruckt wird. Bäckerei Prima! bietet maximal 6 Lieferscheine / Tag und Kunde, daher kann diese Lieferschein-Nummer nur die Werte 1 – 6 annehmen. Dann gibt es noch eine sogenannte ‚lange Lieferschein-Nummer‘, die aus dem Jahr, der Kunden-Nummer und der eigentlichen Lieferschein-Nummer besteht, eine LS-Nummer, die je Lieferschein-Kunde fortlaufend ist und dort als „letzte Lieferscheinnummer“ hinterlegt wird.
Die Lieferscheinzeilen: Die Lieferscheinzeilen bestehen aus zwei Komponenten, nämlich der Überschrift der LS-Zeilen samt einem Informationstext darunter und den Lieferscheinzeilen selbst. Die Texte der Spalten-Überschriften können von Ihnen im Unternehmens-Stamm eingetragen und geändert werden! Die Überschrift besteht (meist wahlweise) aus den folgenden Spalten, deren Abfolge festgelegt ist:
Die Liefermenge vorne: Sie können in Bäckerei Prima! die Liefermenge wahlweise vorne als erste Spalte andrucken lassen oder erst nach der Artikelnummer und der Artikelbezeichnung. Ist die Liefermenge leer, so wird wahlweise statt 0.00 ein durchgehender Unterstrich oder es werden Pünktchen angedruckt.
Die Artikelnummer: Die Artikelnummer wird immer angedruckt. Bäckerei Prima! bietet 6 verschiedene Artikelnummern-Systeme zur Auswahl! Zuerst das interne Artikelnummern-System, mit dem Sie bei Erfassung der Lieferscheine etc arbeiten, dieses bietet knapp 1 Mio Artikelnummern von 1 – 999999. Dann gibt es im Artikel-Datensatz vier frei zu vergebende alfanumerische Artikelnummern mit je bis zu 14 Zeichen, mit der Auswahl, sie links-oder rechtsbündig anzudrucken und letztlich als sechstes Artikelnummernsystem die EAN 8/13-Nummern aus dem Artikel-Datensatz, jede 8 oder 13 Stellen lang und linksbündig angedruckt.
Die Artikelbezeichnung: Die Artikelbezeichnung wird immer am Lieferschein angedruckt und ist in Bäckerei Prima! bis zu 100 Zeichen lang. Falls die Artikelbezeichnung für die Spalte am Lieferschein zu lang ist, so wird sie in einer zweiten Zeile fortgeführt. Wenn Sie das verhindern wollen, so können Sie in Bäckerei Prima! festlegen, dass nur die erste Zeile der Artikelbezeichnung gedruckt wird oder dass überhaupt nur der max. 30 Zeichen lange Suchbegriff statt dessen gedruckt wird.
Der Strichcode: Sie können in die Druckzeile der Lieferscheine optional einen Strichcode einfügen, der auf dem beim Artikel eingegebenen EAN/GTIN Code beruht, der entweder 8 oder 13 Stellen lang ist. Die Breite und Höhe des Strichcodes ist individuell für das jeweilige LS-Design festzulegen.
Die Liefermenge: Falls die Liefermenge nicht vorne angedruckt wird, so wird sie hier angedruckt. Nullmengen werden wahlweise als 0.00, als …. oder als ____ gedruckt.
Die Korrekturmenge: Optional. Die „Korrekturmenge“ ist die von der Liefermenge abweichende ±Menge. Also, der Kunde/Fahrer stellt zB fest, dass zu wenige Stück mitgenommen wurden oder der Kunde wünscht eine höhere Stückzahl. Das wird in dieser Spalte händisch eingetragen oder als Lieferschein mit der Korrekturmenge später ausgedruckt. Für den Zweck der händischen Eintragung gibt es auch die LS-Spalte „+/- Ret“, die weiter unten besprochen wird.
Die Retourmenge: Optional. Die „Retourmenge“ ist die vom Kunden retournierte Menge. Für den Zweck der händischen Eintragung gibt es auch die LS-Spalte „+/- Ret“, die weiter unten besprochen wird.
Die Verrechnungsmenge: Optional nur für ausgerechnete Lieferscheine und Lieferscheine=Rechnung. Der Kunde tut sich da bei der Kontrolle einfacher.
Die Spalte „+/ Ret“: Optional. Diese Spalte dient für den händischen Eintrag von Mehr- oder Mindermengen oder Retouren, deshalb wir sie immer mit Pünktchen oder Unterstrich gedruckt. Die textliche Gestaltung der Überschrift kann im Unternehmens-Stamm in der Registerkarte „Überschriften“ vorgenommen werden.
Die Spalten MRSNXA: diese 6 Spalten sind optional und können einzeln für den Druck eingeschaltet werden. Die Spalte M gibt den Code für den MwSt-Satz des angedruckten Artikels wider. Bäckerei Prima! bietet bis zu 20 verschiedene Mehrwertsteuer-Sätze, hier wird nur der Code 01 – 20 angedruckt, nicht aber der Prozentsatz selbst! Die folgenden Spalten sind Kennzeichen, die aus den für den jeweiligen Kunden gültigen Preislisten bzw Aktions-Einträgen entnommen werden. Die Spalte R zeigt an, ob der Artikel der jeweiligen LS-Zeile unter die vereinbarte Retourenbegrenzung fällt. Die Spalte S zeigt an, ob der Artikel eine Endrabatt-Sperre hat. Zu beachten, Bäckerei Prima! bietet sowohl einen Zeilenrabatt wie auch einen Endrabatt an! Es ist natürlich Ihre Entscheidung, ob Sie zusätzlich zu einem Zeilenrabatt auch einen Endrabatt geben wollen. Die Spalte N zeigt an, dass der Artikel einen Null-Preis hat und Bäckerei Prima! Sie nicht fragen wird, ob Sie für diesen Artikel nicht doch einen Preis vergeben wollen. Das kann Geschenk-Artikel betreffen oder reine Verrechnungs-Artikel wie Kisten, die Sie am Ende ja auch wieder zurückhaben wollen. Die Spalte X zeigt an, dass dieser Artikel zwar zurückgegeben werden kann, aber niemals zurückverrechnet werden wird! Die Spalte A zeigt an, dass es sich um einen Aktionsartikel handelt.
Der Einzelpreis: In Bäckerei Prima! können Sie für jeden Kunden im Kunden-Datensatz festlegen, wieviele Nachkommastellen seine Preise bzw seine Preisliste haben soll. Es sind 3, 2 und keine Nachkommastellen möglich! Exakt so wird der Einzelpreis am Lieferschein angedruckt. Standard sind 3 Nachkommastellen.
Der Gesamtpreis: Der Gesamtpreis jeder Lieferscheinzeile errechnet sich aus Liefermenge + ±Korrekturmenge – Retourmenge mal Einzelpreis abzüglich Zeilenrabatt. Natürlich nur dann, wenn für diese Artikelzeile keine Retourensperre (Spalte X) vergeben wurde. Dann würde sich der Gesamtpreis nur aus Liefermenge + ±Korrekturmenge mal Einzelpreis abzüglich Zeilenrabatt errechnen.
Der Zeilenrabatt: Der Zeilenrabatt wird aus der Preisliste des Kunden geholt, kann aber auch bei der Lieferschein-Erfassung eingegeben werden.
Der Informationstext: Falls dem Lieferschein in der Lieferschein-Erfassung ein „Informationstext“ mitgegeben wurde, dann wrd dieser direkt unter der Überschrift für die Lieferschein-Spalten angedruckt. Dieser Text kann auch mit einem Rahmen versehen sein, dessen Farbe und Stärke Sie festlegen können, auch der Informationstext selbst ist in Farbe, Größe und Schriftattributen festlegbar. Der Informationstext erscheint immer nur auf Seite 1 des Lieferscheins direkt unter der Überschrift für die Artikelzeilen! Der Informationstext selbst hat mit dem Werbetext, der auf Rechnungen und Lieferscheinen nur am Fuss der letzten Seite gedruckt wird, nichts zu tun.
Die Artikel-Zeilen des Lieferscheins: Die Zeilen des Lieferscheines werden mit der selben Schriftart wie die Überschrift gedruckt. Es ist möglich, die Zeilen-Vorschub zu vergrößern oder auch zu verkleinern – wenn man einen Extravorschub mit einem negativen Vorzeichen wählt.
Ausgerechneter Lieferschein und Lieferschein=Rechnung: Diese Art Lieferscheine ist voll ausgerechnet.mit Endrabatt und MwSt-Ausweis, falls der Kunde ein Netto- oder Brutto-Rechner ist. Beachten Sie bitte, dass solche Lieferscheine keine Retourenbegrenzung ausweisen können, schließlich handelt es dabei immer um eine Lieferung. Die Retourenbegrenzung kommt nur auf Sammelrechnungen zum Einsatz!
Lieferschein mit Preisen: Diese Art Rechnung gibt dem Kunden nur eine Information zu den Artikel-Preisen. Deshalb können auch die Preise aus einer anderen Preisliste angedruckt werden. Wenn man zB eine eigene Filiale beliefert, dann möchte man, dass die Mitarbeiter aus dem Lieferschein den zu verlangenden Ladenpreis ersehen. Das gleiche kann mit eigenen Fahrverkäufern der Fall sein. Für Kunden kann nicht nur der Preis sondern auch der Zeilenrabatt angeführt werden.
Das Gewicht: Unter den LS-Spalten „Liefermenge“, „Korrekturmenge“ und „Retourmenge“ kann das Gesamtgewicht angedruckt werden. Die dazu genommenen Gewichte sind das „Fertiggewicht“ und das „Retourengewicht“ aus dem Artikel-Datensatz. Das ermöglicht es Ihnen, die korrekten Zahlen der Retouren und Lieferungen zu ermitteln!! Stellen Sie die Kiste mit der Retourware einfach auf eine Waage, rechnen das Kistengewicht hinzu (Kiste als Artikel mit Null-Preis eingeben) und schon wissen Sie, ob die Angaben auf dem Lieferschein oder den Lieferscheinen korrekt ist!!
Der Retouren-Ausweis: Der Retouren-Ausweis zeigt dem Kunden (und natürlich auch Ihnen selbst!), welcher Prozentsatz der Lieferung es an Retouren gegeben hat. Es werden der Lieferwert, der Retourenwert und die daraus errechneten Retouren-Prozente angedruckt. Auch auf den Rechnungen kann ein Retourenausweis angedruckt werden. Sie können leicht ausrechnen, ob Ihre Kalkulation den jeweiligen Retouren-Prozentsatz zulässt oder überschreitet!
Die Bankverbindung: Im Unternehmens-Stamm können Sie bis zu drei eigene Bankverbindungen festlegen und jedem Kunden jene Bankverbindung samt Konto zuweisen, wohin Sie die Zahlungen dieses Kunden wünschen. Das wird auf Wunsch auf allen Lieferscheinen angedruckt.
Die Zahlungsbedingung: Jede Rechnung muss eine Zahlungsbedingung tragen. Wir nennen Sie Zahlungskondition, sie muss auf jedem Lieferschein=Rechnung draufstehen! Die Zahlungskonditionen werden im Kunden-Datensatz hinterlegt und werden, falls gewünscht, auf allen ausgerechneten Lieferscheinen und Lieferscheinen =Rechnung an diesen angeführt.
Zahlbetrag nach Skonto-Abzug: Einen in der Zahlungskondition angeführten Skonto kann man beim Kassieren im Stehen beim Auto nicht gerade einfach errechnen. Bäckerei Prima! macht das für Sie und weist auf Wunsch den Zahlbetrag nach Skonto-Abzug auf dem Lieferschein=Rechnung aus!
Der Fremdwährungs-Ausweis: Für Kunden im Ausland oder nach einer Währungs-Umstellung ist es praktisch, den Endbetrag in der Währung, in der bezahlt werden soll, auch gleich sehen zu können. Im Kunden-Datensatz ist Das Währungskennzeichen sowie der Umrechnungskurs anzugeben. Bäckerei Prima! druckt den Zahlungs-Endbetrag auf Wunsch gerne unten auf den Lieferschein= Rechnung!
Sie können, wie schon geschrieben, Ihre Lieferscheine mit Bäckerei Prima! auf jedes beliebige Papierformat drucken, von Briefmarkengröße bis A3, im Hochformat oder Querformat. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie das von Ihnen gewünschte Papierformat in Ihrem Druckertreiber eingestellt haben. Die folgenden Muster-Lieferscheine wurden im Fenster „Formular für ein Lieferschein-Design“ eingestellt und als TEST-Lieferscheine auf dem PDF-Druckertreiber „Microsoft Print to PDF“ als PDF-Dokument erstellt. Diese PDFs können Sie hier auch herunterladen, in voller Größe betrachten oder auf einem A4-Drucker ausdrucken. Alle PDF-Dokumente wurden im Papier-Format A4 erstellt, damit es Ihnen ganz leicht fällt, eine gedruckte Kopie des Lieferscheins zu erhalten.
Beachten Sie bitte, dass die Test-Lieferscheine nur Platzhalter für Artikelnummern, für die verschiedenen Mengen und auch die Test-Texte haben. Das alles können Sie im Fenster „Formular für ein Lieferschein-Design“ nach Wunsch ändern, vorgegebene Texte sind für Ihre Tests vorhanden. Bäckerei Prima! enthält zusammen mit den Demo-Daten auch entsprechende Lieferschein-Designs, damit Sie sich nicht mit dem Entwerfen und Ändern von Lieferscheinen aufhalten müssen!
Lieferschein mit Liefermenge + ‚+/- Ret‘ Spalte
Download in neuem Tab ansehen: Lieferschein_einfach(1) 
Dieser Lieferschein ist ein einfacher Lieferschein mit vom Computer eingetragener Liefermenge, die Spalte ‚+/- Ret“ ist mit 20 mm Breite definiert und dient zum händischen Eintrag von Mehr- oder Mindermengen der Lieferung zurückgenommenen Retouren. Empfehlenswert wäre hier der Druck per Nadeldrucker auf Endlos-Durchschlagpapier, sodass der Eintrag des Fahrers in der ‚+/- Ret‘-Spalte auf die Kopie durchschreibt. Sie haben dann das gleiche Papier wie der Kunde vorliegen und nach 1:1 Übertragung der Daten in den Lieferschein sollten keine Einwände gegen eine Sammelrechnung bestehen. Um dem Fahrer den Eintrag in die einzelnen Lieferschein-Zeilen zu vereinfachen, wurde der Zeilenvorschub um 2 mm vergrößert.
Lieferschein mit allen drei Mengen-Spalten
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Die Liefermenge ist nun vorne platziert, die Korrekturmenge und die Retourmenge hinter der Artikelbezeichnung. Ausgenommen die Liefermenge, die „vorne“ oder „hinten“, also nach der Artikelbezeichnung angedruckt werden kann, ist die Abfolge der Spalten immer festgelegt!
Lieferschein mit Mengen und Strichcode
Download in neuem Tab ansehen: Lieferschein_mit_Barcode(3)
Alle Mengen-Lieferscheine können mit einem Strichcode ergänzt werden. Sie können die Breite und die Höhe des Strichcodes in Millimetern festlegen, sodaß das optimale Lese-Ergebnis mit dem Scanner ihres Kunden / ihrer Filiale erreicht wird.
Lieferschein = Rechnung
Download in neuem Tab ansehen: Lieferschein_gleich_Rechnung(4)
Bäckerei Prima! kann Lieferscheine = Rechnung sowohl im Einzeldruck aus der Lieferschein-Erfassung heraus ebenso wie beim Druck der Lieferscheine in einem Durchgang zusammen mit allen anderen Lieferscheinen gedruckt werden. Die Lieferscheine = Rechnung werden natürlich wie Rechnungen behandelt, das heißt, Sie finden solche Lieferscheine im Fakturenjournal und sie können per e-Mail an den Kunden versandt werden.
Ausgerechneter Lieferschein
Download in neuem Tab ansehen: Lieferschein_ausgerechnet(5)
Ausgerechnete Lieferscheine sind keine Rechnungen! Sie sehen zwar so aus, es fehlt aber die Rechnungsnummer, statt dessen ist nur die Lieferschein-Nummer angedruckt! Diese Art Lieferscheine kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, meist aber kann der Kunde seine Sammelrechnung damit besser kontrollieren.
Lieferschein mit Fremdartikelnummer GTIN 8/13
Download in neuem Tab ansehen: Lieferschein_mit_GTIN(8)
Bäckerei Prima! kann Lieferscheine mit 6 verschiedenen Artikelnummern drucken! Zuerst mit den normalen Artikelnummern, das sind die mit denen Sie im Bäckerei-Programm normalerweise arbeiten, sie laufen von 1 – 999999. Dann gibt es vier verschiedene alfanumerische Artikelnummern („Fremdartikelnummern“), deren Länge (max. 14 Zeichen), Ausrichtung (links / rechts) und Spalten-Überschrift Sie im Unternehmens-Stamm frei festlegen können und die Sie in den Artikelstammdaten erfassen können. Und zuletzt gibt es den Druck mit der GTIN, das ist die bis zu 13-stellige EAN 8/13 Nummer. Bäckerei Prima! verwendet die in den Kundenstammdaten festgelegte Artikelnummer (1-6) für den Kunden in Lieferscheinen, Rechnungen und Aufstellungen.
Lieferschein mit Fremdartikelnummer
Download in neuem Tab ansehen: Lieferschein_mit_Fremdartikelnr_3(9)
Hier wird auf einem Lieferschein = Rechnung eine – natürlich ausgedachte – 5-stellige Fremdartikelnummer verwendet, die rechtsbündig ausgerichtet ist.Sie sehen links neben der Endsumme auch den Retouren-Ausweis, darunter die Zahlungskondition und wieder darunter den Zahlbetrag nach Skonto-Abzug. Ganz unten am Blatt ist der Werbetext zu sehen, den Sie frei gestalten können, Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe und Schriftattribute … bis zu 9999 Werbetexte für Lieferscheine und Rechnungen können in der Datei-Verwaltung für die „Belegtexte“ hinterlegt und den Kunden zugeordnet werden. Ganz unten am Blatt ist der Lizenztext zu sehen wir verwenden also eine Demo-Version, ansonsten steht da der Name der Bäckerei, die die Lizenz zu Bäckerei Prima! erworben hat.
Was die Lieferscheine von Bäckerei Prima! nicht haben:
– eine Bestellmenge (geplant in Bäckerei Extra! zusammen mit autom. Lieferaufteilung)
– Chargennummer + MHD (Mindesthaltbarkeitsdatum) (geplant in Bäckerei Extra!, auch für EDI-Zwecke)
– Retourenprozente des jeweiligen Artikels in der Artikelzeile des Lieferscheines (wie Bäckerei 2003, geplant in Bäckerei Extra!)
– Erfassungsgruppen (wie Bäckerei 2003) (geplant in Bäckerei Extra!)