{"id":1497,"date":"2023-05-13T08:40:14","date_gmt":"2023-05-13T06:40:14","guid":{"rendered":"https:\/\/www.backprima.at\/?page_id=1497"},"modified":"2023-05-13T09:18:36","modified_gmt":"2023-05-13T07:18:36","slug":"die-rechnungs-nummern","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/backprima.at\/index.php\/startseite\/baeckerei-prima-die-leistung\/details\/allgemeine-informationen-zum-programm-baeckerei-prima\/die-rechnungs-nummern\/","title":{"rendered":"Die Rechnungs-Nummern"},"content":{"rendered":"

<= Zur\u00fcck zu den Allgemeinen Informationen zu B\u00e4ckerei Prima!<\/span><\/a><\/span><\/span><\/p>\n

Zur Beachtung \/ wichtig! Der Gesetzgeber fordert, dass die Rechnungsnummernfolge durchg\u00e4ngig ist, keine L\u00fccken und keine doppelten Rechnungsnummern aufweist. Die Buchhaltung eines Unternehmens, dessen Rechnungsnummernfolge nicht durchg\u00e4ngig ist (das hei\u00dft: es fehlen Rechnungsnummern oder es gibt doppelte Rechnungsnummern!), kann verworfen und das betreffende Unternehmen einer Sch\u00e4tzung zum Zwecke der Besteuerung unterworfen werden!<\/strong><\/span><\/h4>\n

B\u00e4ckerei Prima!<\/strong> bietet ein Pr\u00fcfprogramm, das es erlaubt, fehlende Rechnungsnummern innerhalb eines Rechnungsnummernkreises aufzufinden! Zus\u00e4tzlich gibt es die einschaltbare Funktion, dass bei Vergabe einer Rechnungsnummer innerhalb eines Monats des jeweiligen Gesch\u00e4ftsjahres nach L\u00fccken gesucht wird und diese automatisch ausgef\u00fcllt werden.<\/span><\/p>\n

B\u00e4ckerei Prima! bietet Ihnen EINEN Rechnungsnummernkreis!<\/strong><\/span><\/p>\n

Beachten SIe bitte, dass Barzahlungen mit Bon in der Ladenkasse einzutragen sind. Diesen Bon k\u00f6nnen Sie der Rechnung anheften.<\/span><\/p>\n

Das interne Format der Rechnungsnummern in B\u00e4ckerei Prima! ist fest vorgegeben!<\/strong> Es ist ein elfstelliger Text, der mit einem „R“ f\u00fcr Rechnung oder einem „G“ f\u00fcr Gutschrift beginnt, dann mit dem 4-stelligen Gesch\u00e4ftsjahr fortgesetzt wird und dann 6, links mit mit Nullen aufgef\u00fcllte Stellen f\u00fcr die Rechnungsnummer besitzt. „R2023000567“ oder „G2324001458“ usw. Dies ist die eigentliche, interne Rechnungsnummer in B\u00e4ckerei Prima! (Das Gesch\u00e4ftsjahr wird mit „von\/bis Jahr“ eingetragen, wobei nur die beiden letzten Ziffern des Jahres angef\u00fchrt werden. „2324“ bedeutet das Gesch\u00e4ftsjahr 2023\/2024. Der Tag & Monat, an dem das neue Gesch\u00e4ftsjahr beginnt, steht im Unternehmens-Stamm! Ist das Gesch\u00e4ftsjahr dem Kalenderjahr gleich, so steht die gleiche Jahreszahl zweimal da, also „2023“ => Kalenderjahr 2023 = Gesch\u00e4ftsjahr 2023. „Rumpfjahre“ beginnen mit dem im Unternehmens-Stamm einzutragenden Datum und enden einen Tag vor dem n\u00e4chsten Beginn eines vollen Gesch\u00e4ftsjahres)<\/span><\/p>\n

– Die letzte Rechnungsnummer wird im Unternehmens-Stamm gezeigt. Nur Administratoren haben Zutritt zum Unternehmens-Stamm!<\/span><\/p>\n

Es herrschen in B\u00e4ckerei Prima!<\/strong> die folgenden Prinzipien f\u00fcr die Vergabe der Rechnungsnummern:<\/span><\/p>\n

1 – Achtung! Es k\u00f6nnen in B\u00e4ckerei Prima! keine doppelten Rechnungsnummern vergeben werden!<\/strong> Es ist in B\u00e4ckerei Prima!<\/strong> (ebenso wie schon in B\u00e4ckerei Plus!<\/strong>) absolut unm\u00f6glich, doppelte Rechnungsnummern zu f\u00fchren, wie es leider in B\u00e4ckerei 2003<\/strong> bei Manipulationen mit den Rechnungsnummern oder der R\u00fccksetzung von Rechnungsnummern ohne L\u00f6schung der alten Rechnungen leider noch m\u00f6glich war. Falls B\u00e4ckerei Prima!<\/strong> feststellt, dass eine Rechnungsnummer schon einmal vergeben ist, so sucht das Programm automatisch nach der n\u00e4chsten freien Rechnungsnummer! B\u00e4ckerei Prima!<\/strong> sucht standardm\u00e4\u00dfig im ‚Vorw\u00e4rtsgang‘ nach der n\u00e4chsten freien Rechnungsnummer!<\/span><\/p>\n

2 – Im Kundendatensatz wird bei der Anlage jedes Kunden bestimmt, ob er steuerlich relevante „Rechnungen“ erhalten wird. Bestimmte „Kunden“ in der Kundendatei sind n\u00e4mlich gar keine und erhalten daher auch keine richtigen Rechnungen: zB eigene Fahrer, eigene Filialen, eigene Eish\u00e4user, „Hilfskunden“ f\u00fcr Inventur-Anfangs- und Endbest\u00e4nde usw. Diese w\u00fcrden eine Rechnung ja auch nicht bezahlen bzw die „Mehrwertsteuer“ solcher Rechnungen w\u00e4re auch nicht abzuf\u00fchren. Alle solchen Kunden erhalten „Abrechnungen<\/strong>“ ohne eine Rechnungsnummer und finden sich daher auch nicht im Fakturenjournal!<\/span><\/p>\n

3 – die eigentlichen Rechnungsnummern laufen von 1 bis 999999, sind also maximal 6-stellig! Die \u00fcbrigen 6 Zeichen der Rechnungsnummern sind zB das Gesch\u00e4ftsjahr, damit nach einer R\u00fccksetzung der Rechnungsnummern am Beginn des neuen Gesch\u00e4ftsjahres die Rechnungsnummern innerhalb der Gesch\u00e4ftsjahre nicht doppelt vergeben werden k\u00f6nnen.<\/span><\/p>\n

4 – Die Bezeichnung der „Rechnungen“ lautet oben am Rechnungs-Formular immer „Rechnung<\/strong>„, wird aber je nach Endbetrag erst unten bei der Endsumme als „Rechnung<\/strong>“ oder „Gutschrift<\/strong>“ ausgewiesen. Warum? Wir k\u00f6nnen beim Druck des Rechnungskopfes noch nicht wissen, ob diese Rechnung weiter unten eine positive oder negative Endsumme erhalten wird. Das erste Zeichen der Rechnungsnummer besagt, ob es sich um eine Rechnung „R<\/strong>“ oder eine Gutschrift „G<\/strong>“ handelt, was auf die Rechnungsnummer selbst keinen Einfluss hat.<\/span><\/p>\n

5 – Mit der Rechnung wird – wie gezeigt – im Fakturenjournal auch das Gesch\u00e4ftsjahr<\/strong> mit abgespeichert. Dies zu mehreren Zwecken, konkret vor allem, um dem Programm die korrekte automatische Zur\u00fccksetzung der Rechnungsnummern (siehe checkbox im U-Stamm: Rechnungsnummern am Gesch\u00e4ftsjahresbeginn zur\u00fcckstellen?) zu em\u00f6glichen. Mit der Angabe f\u00fcr Monat + Tag des Gesch\u00e4ftsjahres k\u00f6nnen Sie B\u00e4ckerei Prima! sagen, wann das jeweils neue Gesch\u00e4ftsjahr beginnen wird. Wenn Sie als Beginn den jeweils 1.1. (01\/01) angeben, dann wird das behandelt, als wenn Sie Gesch\u00e4ftsjahr = Kalenderjahr h\u00e4tten. Ein Rumpfjahr beginnt mit einem einzugebenden Datum und endet am Tag vor dem Beginn des n\u00e4chsten Gesch\u00e4ftsjahres. Gesch\u00e4ftsjahre werden in B\u00e4ckerei Prima! in der Rechnungsnummer wie folgt gekennzeichnet: Ein Gesch\u00e4ftsjahr, das die Jahresgrenzen \u00fcberschreitet, hat beide Kalenderjahre in der Kennzeichnung. Auch ein eventuelles Rumpfjahr zeigt das, es sei denn, das neue Gesch\u00e4ftsjahr ist dann gleichlautend mit dem Kalenderjahr. Beginnt Ihr Gesch\u00e4ftsjahr am 1. M\u00e4rz und die befinden Sie sich im Gesch\u00e4ftsjahr 2023 \/ 2024, so lautet die programm-interne Kennzeichnung in der Rechnungsnummer (Stellen 3 – 6) 2324. Ist das Gesch\u00e4ftsjahr = Kalenderjahr, so lautet das Gesch\u00e4ftsjahr 2024: 2024.<\/span><\/p>\n

Zur Beachtung!<\/strong> Diese Konstruktion wurde erstens zu Ihrer Bequemlichkeit erfunden, damit zB die erste im neuen Gesch\u00e4ftsjahr (lt. Rechnungsdatum) erstellte Rechnung, die festgelegte erste Rechnungsnummer erh\u00e4lt. Zweitens: stellen Sie sich vor, Sie haben bereits einige Rechnungen im neuen Jahr erstellt, m\u00fcssen aber noch ein paar Kunden aus dem Vorjahr abrechnen. B\u00e4ckerei Prima!<\/strong> erkennt laut Rechnungsdatum, dass diese Rechnungen in das Vorjahr geh\u00f6ren und h\u00e4ngt diese Rechnungen automatisch an die Rechnungsnummernfolge des Vorjahres an!<\/span><\/p>\n

6 – Es werden zur\u00fcckliegende ‚L\u00f6cher‘ in der Rechnungsnummernfolge f\u00fcr das laufende Monat nur dann automatisch ‚gestopft‘, wenn Sie im Unternehmens-Stamm die check-box „R\u00fcckw\u00e4rtssuche im laufenden Monat“ angeklickt haben. Man beachte, dass B\u00e4ckerei Prima!<\/strong> nur maximal im laufenden Monat nach ‚L\u00f6chern‘ suchen kann und wird (wegen der USt-Voranmeldung!). Benutzen Sie dazu das Pr\u00fcf-Programm ‚Pr\u00fcfung des Fakturenjournals‘. Solche L\u00f6cher sollten gleich nach Entstehen auf einem Zettel schriftlich erkl\u00e4rt werden und mit Stempel, Datum und Unterschrift im Ausgangsrechnungsordner abgelegt werden! Fragen Sie bitte Ihren Steuerberater, wie Sie das tun k\u00f6nnen und wie Sie sich absichern k\u00f6nnen!<\/span><\/p>\n

Es wird dringendst davon abgeraten, Rechnungs-Datens\u00e4tze einfach aus dem Fakturenjournal zu l\u00f6schen!!<\/strong> Der korrekte Weg, falsch erstellte Rechnungen (zB falsch eingegebene von\/bis Daten bei der Erstellung von Sammelrechnungen, vergessene bzw noch nicht eingegebene Lieferscheine, Papierstau im Drucker …) ist es, diese Rechnungen<\/span>
\n* im Fakturenjournal zu stornieren, den Beleg durchzustreichen, mit einem gro\u00dfen „Storno!“ zu markieren und mit im Ausgangsrechnungsordner abzuheften. Der Kunde darf diese Rechnung noch nicht erhalten haben. Entweder vom Kunden einsammeln, eine neue Rechnung oder eine Gutschrift in gleicher H\u00f6he schreiben.<\/span>
\n* wegen zB Papierstau, fehlender Druckertinte etc. nicht ausgedruckte Rechnungen k\u00f6nnen durch Aufruf der entsprechenden PDF-Dokumente und deren Nachdruck nochmals gedruckt werden.<\/span>
\n* Erstellte, aber fehlerhafte Rechnungen, die schon an den Kunden weitergegeben wurden, k\u00f6nnen mit einer Gutschrift \u00fcber den gleichen Betrag anulliert werden. Dazu darf die falsche Rechnung nat\u00fcrlich nicht storniert werden!<\/span><\/p>\n

7 – Duplikate stehen zur Verf\u00fcgung!<\/strong> Es ist zu beachten, dass B\u00e4ckerei Comfort!<\/strong> alle Rechnungen in der Fakturenjournal-Datei FAKTJOURNAL dauerhaft verspeichert. Alle Rechnungen werden weiters im PDF-Format<\/strong> zur Archivierung bzw zum sp\u00e4teren Ausdruck (Kopie) unter ihrer vollst\u00e4ndigen Rechnungsnummer abgelegt. Beim L\u00f6schen von Rechnungen (zB Aufbewahrungsfrist abgelaufen) aus dem Fakturenjournal k\u00f6nnen Sie wahlweise auch die zugeh\u00f6rigen PDF-Dokumente l\u00f6schen lassen.<\/span><\/p>\n

8 – Mehrplatzsysteme.<\/strong> Wenn mehrere Stationen im Netzwerk gleichzeitig Rechnungen erstellen, so wird die Erstellung von Rechnungen gleichen Typs (Sammelrechnung \/ Sofortrechnung + LS=Rechnung) f\u00fcr den jeweiligen Kunden und Zeitraum auf allen anderen Stationen gesperrt! Da nach der Rechnungserstellung alle Lieferscheine des jeweiligen Kunden mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum versehen sind, kann eine doppelte Rechnungserstellung dann ohnehin nicht mehr erfolgen. Kurz vor der Erstellung der Rechnung holt B\u00e4ckerei Prima! die letzte vergebene Rechnungsnummer<\/strong> aus dem Fakturenjournal, es wird die Rechnungsnummer +1 gerechnet, es wird zur Sicherheit nochmals nachgesehen, ob die Fakturenjournal-Datei bereits einen Eintrag f\u00fcr diese Nummer besitzt, falls ja, wird nach der n\u00e4chsten freien Nummer gesucht, das Fakturenjournmal wird bis zum Ende der jeweiligen Rechnungserstellung gesperrt, dann wird die vergebene Rechnungsnummer abgelegt und das Fakturenjournal wird wieder freigegeben. Damit ist klar, dass alle anderen Stationen so lange warten m\u00fcssen, bis die Erstellung einer Rechnung auf der jeweils anderen erledigt ist. Bevor Sie die Stirn runzeln: hier wird nicht von den Druckzeiten f\u00fcr die Rechnungen gesprochen, sondern nur von der Erstellungszeit im Speicher, die vermutlich h\u00f6chstens ein bis zwei Sekunden betr\u00e4gt.<\/span><\/p>\n

Info:<\/strong> in B\u00e4ckerei 2003 wurden die vorhandenen 2 Rechnungsnummernkreise fest mit ‚Zielrechnungen‘ und ‚Kassarechnungen‘ bezeichnet. (es sollte heute keine „Kassa-Rechnungen“ mehr geben!)<\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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